La tua guida a Help.
Trova turni, partecipa e organizza eventi. Una guida passo dopo passo per volontari e organizzatori, con immagini.
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Help in breve
Help collega la pianificazione degli eventi all’iscrizione autonoma dei volontari. Un’organizzazione gestisce eventi; ogni evento contiene giorni e turni.
- I volontari aprono il link dell’evento, scelgono un turno disponibile e inseriscono i propri contatti.
- Gli organizzatori creano giorni, orari e capacità, poi condividono la pagina di iscrizione.
- Conferme, promemoria, elenchi dei volontari ed esportazioni Excel aiutano nella preparazione.
Prima di iniziare
Per aiutare, parti dal link dell’evento corretto. Per organizzare, accedi e verifica l’organizzazione attiva e i tuoi permessi. Iscrizione a un turno, account e organizzazione sono elementi diversi.
La struttura è organizzazione → evento → data → turno → iscrizione. Il periodo dell’evento non crea date o turni. Una data senza turni non offre incarichi prenotabili.
Esempio concreto
Per una festa crea l’evento, poi il 14 novembre, poi “Allestimento 09:00–12:00” con sei posti. Anna si iscrive: una iscrizione e cinque posti liberi. “Accoglienza” ha orari e capacità propri.
Segui questo ordine: organizzazione → dettagli → date → turni → domande e accesso → anteprima → iscrizione di prova → pubblicazione e condivisione.
Trova il turno giusto
Inizia dal link o dal codice QR dell’organizzatore: ti porta direttamente all’evento corretto.
- Leggi descrizione, luogo e indicazioni. Espandi il giorno desiderato se i suoi turni sono chiusi.
- Confronta attività, inizio, fine e occupazione. 2 / 6 indica due posti occupati e quattro liberi. ∞ indica posti illimitati.
- Usa la ricerca o i filtri impostati dall’organizzatore. Se i turni pieni sono nascosti, mostrali con l’opzione corrispondente.
- Apri il turno scelto e verifica dettagli e requisiti prima di iscriverti.
Capire le impostazioni
L’occupazione riguarda il turno o la fascia scelta. 2 / 6 significa due posti occupati su sei. Le schede di consegna mostrano quantità: leggi l’unità.
Una vista vuota non significa che tutto è completo. Ricerca, date chiuse, turni completi nascosti o filtri obbligatori non scelti possono ridurre l’elenco.
Se qualcosa non funziona
Nessun turno? Cancella la ricerca, apri la data e controlla filtri e visualizzazione dei turni completi, poi il link dell’evento.
Turno visibile ma iscrizione bloccata? Leggi il messaggio. Possono servire login, gruppo/ruolo, prerequisiti o assegnazione admin. Un filtro non sostituisce l’appartenenza. Contatta l’organizzatore.
Iscriviti a un turno
L’iscrizione è il tuo impegno a dare una mano. Serve un account solo se l’organizzatore o il turno lo richiede.
- Premi il pulsante di iscrizione di un turno libero.
- Inserisci nome, cognome e un indirizzo e-mail valido. Aggiungi il cellulare se richiesto.
- Rispondi alle domande aggiuntive. Alcuni campi appaiono in base ai turni scelti; compila tutti i campi obbligatori visibili.
- Controlla i dati e conferma. Attendi il messaggio di successo e poi controlla la posta.
Verifica il risultato
Inserisci i tuoi contatti e controlla l’e-mail. Serve per conferme e promemoria. Correggi i campi segnalati prima di inviare ancora.
Il posto è confermato solo dopo il salvataggio riuscito. La selezione non basta. Se il risultato è incerto, evita invii ripetuti: verifica il messaggio di successo o chiedi all’organizzatore se l’iscrizione è salvata.
Se qualcosa non funziona
Già iscritto? La stessa e-mail non può prenotare due volte lo stesso turno. Non duplicare con un altro indirizzo: chiedi una modifica.
Campo obbligatorio mancante? Verifica nuove domande e caselle richieste. Cambiare turno può cambiare le domande. Turno completo? Scegli un’alternativa o contatta l’organizzatore.
Più turni e cose da portare
Help supporta diversi impegni: più turni in un passaggio oppure una quantità precisa di prodotti da portare all’evento.
- Se le iscrizioni multiple sono attive, passa alla relativa vista e seleziona i turni desiderati.
- Compila il modulo comune e conferma. Verifica sovrapposizioni e messaggi: la loro ammissibilità dipende dall’evento.
- Per i turni dedicati a portare prodotti, usa l’iscrizione singola. Indica per esempio due torte e verifica ora di consegna, unità e quantità massima.
- Rispondi alle domande specifiche, come il tipo di torta. Questi turni non sono presenti nella vista multipla.
Esempio concreto
Anna sceglie allestimento e accoglienza sabato nella vista multipla e compila un modulo comune. L’impostazione dell’evento decide se gli orari possono sovrapporsi. Verifica il risultato e le iscrizioni salvate.
Due torte sono una quantità, non due posti. Apri il singolo turno di consegna e verifica orario, unità, quantità e domande.
Se qualcosa non funziona
Vista multipla assente? Deve essere attivata. Turno di consegna assente lì? Usa l’iscrizione individuale.
Una domanda scompare dopo una modifica? La condizione può non essere più soddisfatta. Verifica la selezione finale. Gli errori di quantità riguardano le unità disponibili, non gli accompagnatori.
Conferma, calendario e modifiche
Dopo un’iscrizione riuscita ricevi un’e-mail con i dettagli del turno. Conservala.
- Verifica evento, data, ora e contatti. Controlla anche lo spam se manca il messaggio.
- Importa l’allegato .ics nel calendario per aggiungere un singolo appuntamento.
- Usa il link personale nell’e-mail per abbonarti al calendario dei tuoi turni. Le modifiche appaiono al prossimo aggiornamento dell’app di calendario.
- Per modificare o annullare l’impegno, contatta l’organizzatore tramite i dettagli dell’evento e rispetta le sue regole.
Capire le impostazioni
Il file .ics importa un appuntamento. Un abbonamento collega il calendario personale dei turni. Il file importato può non aggiornarsi; l’abbonamento si aggiorna secondo l’app.
Verifica data, orario e fuso. Un appuntamento non è una nuova iscrizione. Eliminarlo dal calendario non annulla la prenotazione Help: contatta l’organizzatore.
Se qualcosa non funziona
Conferma assente? Controlla spam e indirizzo usato. Se il salvataggio è riuscito, non iscriverti subito di nuovo: l’organizzatore può verificare.
Calendario vecchio? Verifica importazione o abbonamento e aggiorna l’app. Importazioni ripetute possono creare duplicati. Usa un metodo per incarico.
Crea un account e accedi
Crea un account per gestire la tua organizzazione e i suoi eventi. Per una semplice iscrizione come volontario può bastare il link dell’evento.
- Nella pagina iniziale scegli «Crea il primo evento». Inserisci nome, e-mail, organizzazione e un identificatore adatto a un URL.
- Scegli e conferma una password sicura. Segui le indicazioni di verifica dell’e-mail se richieste.
- Accedi con le tue credenziali. La pagina di accesso offre anche i provider esterni lì visualizzati.
- Se dimentichi la password, scegli «Password dimenticata?», richiedi l’e-mail e imposta una nuova password tramite il link.
Prima di iniziare
Se l’organizzazione esiste già, chiedi accesso al suo amministratore. Non crearne un’altra per un menu mancante. Verifica l’organizzazione dopo il login.
Un’iscrizione non è un account admin. La pianificazione richiede permessi. L’indirizzo di fatturazione non è automaticamente il luogo dell’evento.
Se qualcosa non funziona
Password dimenticata? Richiedi il reset per l’e-mail dell’account. Usa il link attuale. Se scaduto o già usato, richiedine un altro.
Accesso possibile ma gestione assente? Verifica organizzazione e permessi con l’amministratore. Mail di verifica assente? Controlla indirizzo, spam e indicazioni. Non condividere password o link personali.
Crea il tuo primo evento
Gestisci gli eventi dell’organizzazione in «Eventi». Inizia con un nome chiaro, un luogo e una descrizione per i volontari.
- Crea un evento e inserisci nome, luogo ed e-mail di contatto. Aggiungi periodo, descrizione e un’immagine facoltativa.
- Verifica visibilità e reperibilità pubblica. Decidi se consentire iscrizioni senza accesso e se mostrare pubblicamente i nomi.
- Scegli iscrizione singola o multipla e la presentazione desiderata. Attiva i filtri se intendi usarli.
- Salva l’evento. Aprilo per creare giorni e turni, poi controlla l’anteprima.
Capire le impostazioni
| Campo / opzione | Significato ed effetto |
|---|---|
| Nome evento | Il nome pubblico dell'evento |
| Indirizzo | Luogo dell'evento |
| Email mittente | Indirizzo di contatto per domande e conferme; non definisce automaticamente il dominio tecnico di invio. |
| Testo e-mail | Modello per le e-mail di conferma con segnaposto |
| Attivo | Se l'evento è visibile pubblicamente e accetta iscrizioni |
| Pubblico | Se l'evento appare nella lista pubblica degli eventi |
| Consenti anonimi | Permette l'iscrizione senza account utente |
| Mostra iscrizioni | Permette agli utenti di vedere gli altri partecipanti iscritti |
| Data di inizio e fine | periodo dell'evento (alimenta ##event_date##/##event_end_date##) |
| Descrizione | mostrata sulla pagina pubblica di iscrizione |
| Immagine | immagine di testata della pagina pubblica di iscrizione |
| Posizione | punto sulla mappa per l'indirizzo |
| Filtri | Abilita opzioni di filtro personalizzate per la selezione dei turni |
| Iscrizione multipla | gli aiutanti possono prenotare più turni in un passaggio |
| Nascondi turni pieni | i turni pieni sono nascosti per impostazione predefinita sulla pagina pubblica |
| Consenti turni sovrapposti | gli aiutanti possono iscriversi a turni che si sovrappongono |
| Modalità di visualizzazione | layout del piano turni pubblico (es. lista o griglia) |
Esempio concreto
Per iscrizioni aperte: evento visibile e iscrizione senza login. Mostra i nomi solo se desideri un elenco pubblico. Decidi separatamente la reperibilità pubblica. Un link non elencato non è una protezione con password.
Per il 14–15 novembre, crea le due date dopo il periodo. Spiega compiti, ritrovo, materiale e contatti, poi salva e visualizza.
Se qualcosa non funziona
Evento assente pubblicamente? Verifica visibilità/pubblicazione, link, date e turni visibili. Gli eventi trascorsi possono essere sotto “Eventi passati”.
Azione assente? Apri “Altre azioni” o ⋯. Le icone dipendono dalle preferenze. Personalizzarle non cambia i permessi.
Giorni, turni e capacità
La struttura è Evento → Giorno → Turno. Ogni attività appartiene così alla data corretta.
- Apri un evento e aggiungi i giorni con data e nota facoltativa. Seleziona un giorno per modificarne i turni.
- Crea un turno con attività, inizio, fine e numero di posti. Puoi aggiungere posti illimitati, descrizione ed evidenziazione.
- Nel menu di aggiunta crea un turno per portare prodotti con ora di consegna, capacità e unità.
- Copia giorni o turni esistenti per attività simili. Usa la modifica collettiva e controlla poi orari e capacità.
Configura la data
| Campo / opzione | Significato ed effetto |
|---|---|
| Data | La data del calendario (gg.MM.aaaa) |
| Descrizione | Note facoltative per questa data |
| Identificatore Excel | Identificatore breve per questa data, usato insieme agli identificatori dei turni nei modelli Excel |
Configura il turno
| Campo / opzione | Significato ed effetto |
|---|---|
| Nome turno | Nome del turno (es. "Turno allestimento") |
| Descrizione | Informazioni dettagliate sul turno |
| Ora di inizio | Inizio del turno (HH:mm) |
| Ora di fine | Fine del turno (HH:mm) |
| Identificatore Excel | Identificatore breve per questo turno, usato nei modelli Excel come parte dei segnaposto (es. "Allestimento", "Smontaggio", "Bar", "Cassa") |
| Solo assegnazione admin | Solo gli amministratori possono assegnare gli aiutanti |
| Solo utenti autenticati | L'iscrizione è possibile solo con il login |
Esempio concreto
Esempio allestimento: 09:00–12:00, sei posti totali, “Ritrovo all’ingresso, porta guanti”, identificatore Aufbau. La capacità è il totale, non i posti liberi. Usa l’illimitato solo se non serve un limite.
L’accoglienza può avere più fasce, ciascuna con orari, capacità, iscrizioni e identificatore. L’arrivo facoltativo non può essere successivo all’inizio.
Dopo copia o modifica multipla verifica date, fasce, posti, accessi e identificatori. La copia evento permette di scegliere elementi associati: leggi le opzioni.
Se qualcosa non funziona
Data salvata ma nulla prenotabile? Aprila e crea turni. Verifica ogni fascia. Inizio dopo fine? Correggi orari uguali o invertiti.
Turno assente? Controlla data/turno nascosto, ricerca, posti e filtri richiesti. Gruppi e ruoli possono bloccare un turno visibile. Solo admin impedisce l’auto-iscrizione.
Prima di eliminare verifica iscrizioni e conferma. Non eliminare un turno per spostare una persona. Se ci sono modifiche concorrenti, ricarica i dati.
Prerequisiti: riempi prima un altro turno
Un prerequisito può richiedere un minimo di iscrizioni in un altro turno. Esempio: Squadra aggiuntiva appare quando Allestimento raggiunge quattro iscrizioni. È una condizione di pianificazione, non una qualifica personale.
Se manca, verifica turno collegato e occupazione. Controlla dipendenze prima di eliminarlo.
Filtri e domande aggiuntive
I filtri aiutano a trovare le attività. I campi personalizzati raccolgono le informazioni utili all’organizzazione.
- In «Filtri» crea opzioni utili, per esempio aree o attività. Assegnale ai turni interessati.
- Attiva i filtri nell’evento per mostrarli nel piano pubblico.
- Aggiungi campi personalizzati tramite le azioni dell’evento. Scegli il tipo e decidi se la risposta è obbligatoria.
- Insiemi di turni e condizioni possono mostrare domande solo per certe combinazioni. Verifica il risultato nell’anteprima di iscrizione.
Esempio concreto
Esempio filtro: crea “Area” con Allestimento, Accoglienza e Cucina. Assegna valori ai turni e attiva i filtri. Scegli Cucina nella pagina pubblica. Valori richiesti possono nascondere i turni finché selezionati. Una scelta non verifica l’appartenenza.
Domanda: “Di quale club fai parte?”, codice Verein, tipo Testo. Per il pasto usa selezione singola con Vegetariano e Carne. Rendi obbligatorie solo informazioni necessarie.
Quale tipo di campo?
| Campo / opzione | Significato ed effetto |
|---|---|
| Testo | Per input di testo libero con validazione regex opzionale |
| Numero | Per input numerico con intervallo min/max |
| Data | Per selezione data |
| Selezione singola | Menu a tendina con opzioni predefinite |
| Selezione multipla | Più opzioni selezionabili |
| Casella di controllo | Selezione sì/no |
Codice, opzioni e validazione
| Campo / opzione | Significato ed effetto |
|---|---|
| Codice | Codice univoco (solo lettere, numeri, trattini e underscore) |
| Modificare codice | Il codice non può essere modificato dopo il salvataggio — rinomina invece l'etichetta. |
| Obbligatorio | Il campo deve essere compilato |
| Schema testo | Per campi di testo (es. formato numero di telefono) |
| Intervallo numerico | Per campi numerici |
| Min/max | Il valore minimo non può essere maggiore del valore massimo |
| Opzioni | È richiesta almeno un'opzione |
| Condizioni | Completa o rimuovi ogni riga di condizione prima di salvare (es. un filtro senza opzioni selezionate). |
Gruppi di turni
Raggruppa prima i tuoi turni in gruppi con un nome tramite «Gruppi di turni». Ogni gruppo viene valutato in uno dei due modi:
Almeno uno — una persona appartiene al gruppo non appena sceglie almeno uno dei suoi turni.
Tutti — una persona appartiene al gruppo solo se sceglie tutti i suoi turni.
Combinare i gruppi in una regola
Apri un campo, attiva «Mostra questo campo solo a determinate condizioni» e combina i tuoi gruppi con la logica booleana:
E — tutte le condizioni devono essere soddisfatte.
O — almeno una condizione deve essere soddisfatta.
NON — inverte una condizione (la persona non deve far parte di quel gruppo).
Esempio: buono pasto per i volontari impegnati tutto il giorno
Ai volontari in servizio sia la mattina sia il pomeriggio va chiesto cosa desiderano mangiare:
Crea un gruppo «Mattina» con i turni del mattino, valutato come «Almeno uno».
Crea un gruppo «Pomeriggio» con i turni del pomeriggio, valutato come «Almeno uno».
Aggiungi un campo di selezione «Cosa desideri mangiare?» con le opzioni Vegetariano, Con carne, Dallo stand gastronomico.
Su quel campo, attiva le condizioni e costruisci la regola: «Mattina» E «Pomeriggio».
La domanda ora compare solo per i volontari che prendono sia un turno del mattino sia uno del pomeriggio, e la loro risposta è inclusa nei report delle iscrizioni (Excel ed elenco a schermo).
Verifica il risultato
La domanda viene valutata dai turni che una persona occupa attualmente, incluse le iscrizioni precedenti. Se solo una modifica successiva a un'altra iscrizione completa una combinazione idonea, a quella persona non viene chiesto di nuovo automaticamente.
Prova solo mattina, solo pomeriggio, entrambi e nessuno. Prova risposta obbligatoria mancante e cambio selezione. Senza condizione il campo appare sempre; obbligatorio non rende visibile un campo nascosto dalla condizione.
Se qualcosa non funziona
Filtro assente? Verifica attivazione e valori. Turno assente dopo selezione? Verifica valori assegnati. Domanda assente? Verifica condizioni, insiemi e scelta.
Salvataggio impossibile? Servono codice univoco, opzioni per selezioni, minimo ≤ massimo e condizioni complete. Lascia vuota la regex per testo normale; se usata, prova input accettati e rifiutati.
Opzioni: chiavi ed etichette
Ogni opzione ha chiave stabile ed etichetta: veg / Vegetariano. Completa traduzioni e prova le lingue. Un valore predefinito è precompilato, non obbligatorio.
La selezione utente differisce da un nome libero. Valori personalizzati, ricerca e import CSV dipendono dal tipo. Scegli colonne chiave/etichetta e separatore reale; controlla opzioni mancanti o duplicate.
Utenti, gruppi e ruoli
Membri e permessi appartengono alla singola organizzazione. I gruppi strutturano il team; i ruoli possono definire requisiti per i turni.
- Gestisci i membri nella gestione utenti e assegna gruppi e ruoli adatti.
- Limita un turno a gruppi o ruoli quando necessario. Verifica che le persone previste possano iscriversi.
- Assegna diritti amministrativi solo a chi deve gestire l’organizzazione e i dati.
- Usa il profilo per i dati personali e le impostazioni dell’organizzazione per aspetto e contatti.
Capire le impostazioni
Distingui organizzazione, gruppo e ruolo. L’organizzazione delimita la gestione. Un gruppo riunisce persone, ad esempio Squadra cucina. Un ruolo descrive funzione o permesso; non assegna automaticamente diritti admin.
Per turni riservati verifica l’assegnazione nell’organizzazione corretta. Nome del turno o filtro Cucina non assegna appartenenza. Il turno può restare visibile ma non prenotabile.
Verifica il risultato
Prova con una persona autorizzata e una senza appartenenza. Verifica visibilità e prenotazione separatamente. L’anteprima admin non basta.
Se manca la gestione, verifica organizzazione e ruolo. Modifica i permessi nella gestione utenti. Non rimuovere tutti i diritti solo per una prova.
Aiuto: gruppi
I gruppi limitano chi può iscriversi a determinati turni e possono raggruppare ruoli per i loro membri.
Un turno con gruppo richiesto può essere prenotato solo dai membri di quel gruppo.
Assegna i membri a un gruppo nella gestione utenti.
Seleziona il gruppo richiesto nel modulo del turno (modifica turno).
I ruoli di un gruppo valgono per tutti i suoi membri.
Creare ruoli
Clicca su "Aggiungi" per creare un nuovo ruolo. Inserisci un nome, un codice univoco e opzionalmente una descrizione. Seleziona i permessi desiderati.
Tipi di ruolo
Ci sono due tipi principali di permessi: "Gestione eventi" permette di modificare gli eventi assegnati. "Accesso ai turni" permette la registrazione per turni protetti.
Assegnare ruoli
I ruoli possono essere assegnati agli utenti nella gestione utenti. Per gli eventi definisci quali ruoli possono gestirli. Per i turni puoi specificare quali ruoli sono autorizzati a registrarsi.
Indirizzo di fatturazione
L'indirizzo di fatturazione e i dati fiscali compaiono sulle fatture dell'abbonamento.
Solo gli amministratori dell'organizzazione vedono e modificano questa sezione.
Branding
Personalizza logo e colori del tema delle pagine pubbliche della tua organizzazione.
Il branding richiede un piano di abbonamento che lo includa – altrimenti viene mostrato un invito all'upgrade.
Lista prima della pubblicazione
Una prova individua errori prima delle vere iscrizioni.
Prima di condividere: prova completa
1. Verifica nome, descrizione, luogo e contatto; distingui fatturazione ed evento. 2. Verifica date, fasce, inizio prima della fine, arrivo, posti e unità. 3. Verifica visibilità, login, gruppi/ruoli, assegnazione admin e prerequisiti.
4. Verifica campi obbligatori, opzioni, condizioni e lingue. 5. Iscriviti con tuoi dati di prova, controlla successo e prenotazione, poi e-mail e calendario. Rimuovi dopo la prova dalla gestione.
6. Verifica lista Excel più lunga, fasce, risposte, quantità e registro. 7. Verifica pagina senza admin, QR da altro dispositivo e privacy/scadenza. Poi condividi il link.
Anteprima, link e codice QR
Condividi la pagina di iscrizione dopo aver verificato giorni, turni e impostazioni.
- Apri l’anteprima e verifica orari, posti liberi, descrizione e domande dal punto di vista dei volontari.
- Copia il link con «Condividi» o l’icona del link. Invialo tramite il canale preferito o inseriscilo nel sito.
- Scarica il codice QR dalle azioni per un manifesto o un volantino.
- Per condividere un elenco dei volontari usa la funzione separata. Scegli con attenzione data, turni, scadenza e dati visibili.
Verifica il risultato
Prima di condividere verifica in finestra privata organizzazione, evento, date, compiti, orari, posti, domande e login senza sessione admin. Per i ruoli prova anche un account autorizzato.
Scansiona il QR da un altro dispositivo prima di stampare. Verifica destinazione ed evento e il link scritto. Non stampare un URL di gestione.
Che cos'è il link condiviso?
Il link generato mostra una lista pubblica in sola lettura degli aiutanti per la data e i turni scelti. Chiunque abbia il link può aprire la pagina senza accedere.
Privacy e anonimizzazione
La lista mostra i nomi degli aiutanti iscritti. E-mail e telefono appaiono solo se disattivi l'anonimizzazione. Le risposte ai campi personalizzati appaiono solo se le attivi.
Scadenza del link
Il link funziona fino alla data di scadenza scelta (predefinita: 30 giorni). Dopo, i visitatori vedono un messaggio di errore e devi creare un nuovo link.
Allegato Excel
In opzione, all'e-mail viene allegato un file Excel della lista – nel formato standard o basato su uno dei tuoi modelli Excel.
Invio per e-mail
Puoi inviare il link direttamente per e-mail: a destinatari singoli o a tutti gli aiutanti iscritti. Puoi modificare il testo prima dell'invio.
Se qualcosa non funziona
Link lista non valido o scaduto? Crea o richiedi un nuovo link. Quello di iscrizione non sostituisce quello della lista.
Troppi dati? Verifica anonimizzazione e campi visibili. Nascondere i contatti non nasconde automaticamente i nomi. Controlla la pagina generata.
Gestisci le iscrizioni
L’amministrazione offre una panoramica dell’occupazione e degli impegni dei volontari.
- Apri l’evento e verifica posti occupati e disponibili. Seleziona il giorno e il turno interessati.
- Usa «Volontari» nelle azioni o il pulsante dei volontari di un turno occupato per accedere alle iscrizioni.
- Controlla contatti e risposte ai campi personalizzati. Concorda le modifiche con la persona interessata prima di cambiare un’iscrizione.
- Usa la funzione di notifica ai volontari per preparare messaggi mirati. Verifica destinatari e testo prima dell’invio; consulta la cronologia nella gestione e-mail.
Prima di iniziare
Parti da evento → data → turno/fascia. Verifica data, orario e contatti, non solo il nome. Le risposte appartengono all’iscrizione.
Una lista contatti non è necessariamente una lista prenotazioni. Una persona può avere più incarichi e una sola riga riassuntiva. Verifica il turno per i posti.
Verifica il risultato
Dopo la modifica controlla iscrizione e posti. Ricarica in caso di conflitto. Per annullamenti o riassegnazioni verifica la comunicazione: modificare non dimostra che la persona sia informata.
Controlla destinatari per evento, data o turni. Un ritrovo modificato per allestimento non riguarda necessariamente cucina. Indica data, compito, novità e contatto.
Se qualcosa non funziona
Occupazione errata? Verifica fasce, prenotazioni multiple e unità. Confronta lista turno e capacità, non contatti generali.
Import/export? Quello evento trasferisce pianificazione nel proprio formato. Excel crea un documento. Non caricare una lista Excel come evento. Verifica opzioni e risultato prima di condividere.
E-mail e promemoria
Help invia conferme e può ricordare ai volontari il loro impegno. Il team organizzatore configura contenuti e promemoria.
- Imposta contatto e testo di conferma nell’evento. Usa i segnaposto disponibili per nomi, turni e dettagli.
- Controlla l’anteprima per verificare testo e formattazione.
- Configura i promemoria dell’evento. Possono sostituire le impostazioni dell’organizzazione o disattivare i promemoria.
- Usa la gestione e-mail per controllare lo stato di invio se il menu è disponibile.
Promemoria
Gli aiutanti iscritti ricevono automaticamente un'e-mail di promemoria prima del loro turno. L'impostazione vale per evento e sostituisce quella dell'organizzazione (predefinito: 3 giorni prima). I promemoria possono anche essere disattivati per evento.
Riferimento segnaposto e-mail
| Campo / opzione | Significato ed effetto |
|---|---|
##firstname## | ##firstname## - Nome dell'iscritto |
##lastname## | ##lastname## - Cognome dell'iscritto |
##shift_date## | ##shift_date## - Data del turno |
##shift_start## | ##shift_start## - Ora di inizio del turno |
##shift_end## | ##shift_end## - Ora di fine del turno |
##shift_name## | ##shift_name## - Nome del turno |
##event_name## | Nome dell'evento |
##event_address## | Indirizzo dell'evento |
##event_mailfrom## | E-mail di contatto dell'evento |
##event_date## | Data dell'evento |
##event_end_date## | Data di fine dell'evento |
##shift_arrival_row## | Riga con l'orario di arrivo (solo se il turno ha un orario di arrivo) |
##shift_bring_row## | Riga con la quantità portata (solo turni «da portare») |
##custom_fields_rows## | Righe con le risposte ai campi personalizzati |
##bring_custom_fields_rows## | Righe con le risposte ai campi «da portare» (solo turni «da portare») |
Esempio concreto
Esempio: “Ciao ##firstname##, grazie per l’iscrizione a ##shift_name## il ##shift_date## dalle ##shift_start## alle ##shift_end##. Ritrovo: ##event_address##. Domande: ##event_mailfrom##.” Copia esattamente e verifica l’anteprima.
I segnaposto di righe intere possono sparire se non pertinenti. I token Excel con _ non sono token e-mail. Completa ogni lingua proposta.
Se qualcosa non funziona
Promemoria assente? Verifica iscrizione, impostazioni evento e organizzazione. Una disattivazione esplicita non viene annullata dall’organizzazione. Controlla indirizzo, spam e stato.
Token visibile? Ricopia un ##…## supportato e verifica anteprima. Valori vuoti possono dipendere da dati assenti. Lo stato non dimostra la lettura.
Esportazione Excel e modelli
Esporta piani ed elenchi per preparare l’evento. Usa modelli .xlsx per formati ricorrenti.
- Scegli l’azione di esportazione per scaricare un piano dei turni o un elenco dei volontari.
- Apri «Modelli» nelle azioni e carica un file .xlsx con segnaposto.
- Usa _EventName per un valore singolo o _RegistrationList da solo in una cella per una lista contatti automatica. Gli esempi spiegano le liste per turno.
- Fai corrispondere esattamente gli identificatori Excel di giorni e turni al modello. Scarica il file compilato e controllalo prima di condividerlo.
Prima di iniziare: cosa inserire nel file?
Usa una normale cartella .xlsx. Definisci fogli, titoli, colori, larghezze e aree di stampa. Help sostituisce i segnaposto testuali con i dati attuali. Un segnaposto inizia con un trattino basso. Non aggiungere = davanti o parentesi graffe.
In Excel inserisci etichette e segnaposto. Non devi copiare nomi, e-mail o risposte. Configura prima date, turni e domande in Help. Gli identificatori Excel collegano questi dati alle celle.
Gli esempi usano dati fittizi: data Tag1, turno Aufbau, volontari Anna Keller e Luca Meier, domanda con codice Verein. Sostituisci questi identificatori con quelli del tuo evento.
Scegli prima il risultato
Queste tre forme si assomigliano ma hanno effetti diversi. Per il primo test crea una copertina e una lista contatti su un foglio separato.
| Obiettivo | Testo nella cella | Risultato |
|---|---|---|
| Un dato dell’evento | _EventName | Una cella: nome dell’evento |
| Una singola iscrizione | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Una cella: nome dell’iscrizione 1 |
| Tutte le iscrizioni di un turno | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Più righe a partire da questa cella |
| Tabella contatti automatica | _RegistrationList | Intestazioni e persone; righe e colonne |
1. Imposta gli identificatori in Help
Modifica la data e imposta Tag1 come identificatore Excel. Per il turno imposta Aufbau. Il titolo visibile non è l’identificatore. Per le domande usa il codice del campo, non il testo della domanda.
Scegli lettere e cifre senza spazi, accenti o trattini bassi: Tag1, Aufbau, Empfang, Verein. Copiali esattamente. I trattini bassi separano già le parti del segnaposto.
Usa identificatori distinti per i turni della stessa data. Identificatori ripetuti possono unire iscrizioni. I valori automatici Date_20261114 e Shift_0900 sono meno pratici; sono consigliati identificatori brevi espliciti.
2. Esempio: una copertina semplice
Crea un foglio “Panoramica”. Ogni riga descrive una cella Excel. Inserisci le etichette nella colonna A. I valori singoli possono anche essere inseriti nel testo.
| Cella | Nel modello | Dopo l’esportazione (esempio) |
|---|---|---|
| B2 | _EventName | Vereinsfest |
| B3 | _EventAddress | Demoweg 1, 8400 Winterthur |
| B5 | _Tag1_Date | 14.11.2026* |
| B6 | _Tag1_Description | Samstag |
| B8 | _Tag1_Aufbau_Time | 09:00 - 12:00 |
| B9 | _Tag1_Aufbau_Seats | 6 |
| B10 | _Tag1_Aufbau_RegistrationCount | 2 |
Capire capacità e date
Seats indica la capacità totale, non i posti liberi. Qui: 6 posti e 2 iscrizioni lasciano 4 posti. RegistrationCount conta iscrizioni, non oggetti portati. I valori del turno raggruppano le sue fasce orarie. *Il formato della data dipende dalla lingua di esportazione.
3. Esempio: lista contatti automatica
Crea un foglio vuoto “Contatti”. Scrivi solo _RegistrationList in A1. Lascia vuote le celle a destra e sotto, comprese le intestazioni: Help genera l’intera tabella da A1.
Le colonne standard sono numero, cognome, nome, e-mail e telefono. Le domande con risposte possono aggiungere colonne. Data, turno, orario e quantità portata non sono colonne standard.
La lista generale è alfabetica e raggruppa le iscrizioni per cognome e nome. Più turni per lo stesso nome diventano una riga; anche persone omonime possono essere unite. Per il personale usa le liste per turno.
| Riga | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | N. | Cognome | Nome | Telefono | |
| 2 | 1 | Keller | Anna | anna@example.org | |
| 3 | 2 | Meier | Luca | luca@example.org |
4. Esempio: lista del turno con colonne personalizzate
Crea un foglio “Aufbau”. In A4:D4 scrivi Cognome, Nome, E-mail e Club. Inserisci una sola volta ogni segnaposto qui sotto nella riga 5, senza numero di iscrizione.
La prima persona appare nella riga 5, la seconda nella 6, ordinate per cognome e nome. Le colonne devono iniziare sulla stessa riga e usare lo stesso prefisso data/turno. La domanda Verein deve esistere con quel codice; risposte mancanti restano vuote.
Riserva e formatta abbastanza righe. Help non inserisce righe per spostare il contenuto successivo. Un altro segnaposto di lista nella stessa colonna limita il risultato e può omettere persone. Un normale titolo può essere sovrascritto. La soluzione più semplice è un foglio per turno.
| Cella | Nel modello | Dopo l’esportazione (esempio) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Lastname | Keller |
| B5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Anna |
| C5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Email | anna@example.org |
| D5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Turnverein |
| A6 | Lascia vuoto | Meier |
| B6 | Lascia vuoto | Luca |
| C6 | Lascia vuoto | luca@example.org |
| D6 | Lascia vuoto | Musikverein |
5. Esempio: celle fisse per singole iscrizioni
Per caselle fisse aggiungi un numero dopo Registration. Ogni cella restituisce una iscrizione. I numeri sono posizioni di esportazione, non ID permanenti o posti. L’ordine può differire dalla lista alfabetica. Non mescolare colonne numerate e automatiche nella stessa tabella.
| Cella | Nel modello | Dopo l’esportazione (esempio) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Anna* |
| C2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Lastname | Keller* |
| B3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Firstname | Luca* |
| C3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Lastname | Meier* |
| D2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Turnverein* |
6. Esempio: più fasce orarie
Per un turno con più fasce, assegna un identificatore a ogni fascia, ad esempio Morgen e Mittag. Inseriscilo fra il turno e Registration. Senza questo identificatore la lista comprende le iscrizioni attive di tutte le fasce. *Gli esempi numerati presuppongono l’ordine indicato.
Per separare le fasce usa qui celle numerate fisse. L’espansione automatica con un identificatore di fascia aggiuntivo non è affidabile; usala solo al livello data + turno. Prevedi abbastanza celle numerate per la capacità.
| Cella | Nel modello | Dopo l’esportazione (esempio) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Firstname | Anna* |
| B5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Lastname | Keller* |
| A6 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_2_Firstname | Luca* |
| A15 | _Tag1_Empfang_Mittag_Registration_1_Firstname | Luca* |
7. Esempio: oggetti portati e quantità
Per un turno di consegna con identificatore Kuchen, Bring può restituire “2 Kuchen”. Quantity fornisce la quantità senza etichetta. BringMax è il massimo configurato, non il residuo. I valori numerati riguardano l’iscrizione 1. Rimuovi il numero per una colonna automatica: _Tag1_Kuchen_Registration_Bring.
| Cella | Nel modello | Dopo l’esportazione (esempio) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Bring | 2 Kuchen |
| C2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Quantity | 2 |
| B4 | _Tag1_Kuchen_BringMax | 20 |
| B5 | _Tag1_Kuchen_RegistrationCount | 3 |
| B6 | _Tag1_Kuchen_Quantities | 2, 1, 3 |
Riferimento dei segnaposto
Questo riferimento riguarda l’esportazione dell’evento con modello. Sostituisci Tag1, Aufbau, Morgen e Verein con i tuoi identificatori. Name da solo può essere ambiguo; per le persone usa Registration_Name. Scrivi direttamente i titoli fissi dei turni.
| Segnaposto | Significato |
|---|---|
_EventName | Nome evento |
_EventAddress | Indirizzo evento |
_Tag1_Date / _Tag1_DateFull | Data breve / completa |
_Tag1_Description | Descrizione data |
_Tag1_Aufbau_Description | Descrizione turno |
_Tag1_Aufbau_Time | Orario turno |
_Tag1_Aufbau_Seats | Capacità totale |
_Tag1_Aufbau_RegistrationCount | Numero iscrizioni attive |
_Tag1_Aufbau_Registrations | Nomi separati da virgole in una cella |
_Tag1_Aufbau_Registration_Name | Tutte le persone: nomi completi in righe |
_Tag1_Aufbau_Registration_Firstname / Lastname / Email / Tel | Una colonna per dato; sostituisci l’ultima parte |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Un nome alla posizione 1 |
_Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Colonna risposte del campo Verein |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Una risposta specifica a Verein |
_Tag1_Kuchen_Registration_Bring / Quantity | Testo oggetto / quantità in righe |
_Tag1_Kuchen_BringMax | Quantità massima degli oggetti |
_Tag1_Kuchen_Brings / _Tag1_Kuchen_Quantities | Testi / quantità separati da virgole |
_RegistrationList | Tabella contatti automatica |
Avanzato: celle con nome
Puoi assegnare un nome Excel a una cella vuota. Seleziona B2, inserisci _EventName nella casella del nome accanto alla barra della formula e conferma. In Formule → Gestione nomi verifica il riferimento, ad esempio Panoramica!$B$2. Il nome non è un’intestazione. I segnaposto visibili sono più semplici all’inizio. Usa un metodo per cella e correggi #REF! prima del caricamento. Le liste richiedono comunque spazio libero.
Carica e verifica il modello
1. Conserva il modello originale .xlsx vuoto. Un file esportato ha già perso i segnaposto e non è un nuovo modello.
2. Caricalo nella gestione modelli dell’evento corretto. Avvia l’esportazione Excel dalle azioni dell’evento e scegli il modello. Il download nella gestione modelli usa un’elaborazione diversa e non verifica questi esempi per turno.
3. Attiva il registro delle sostituzioni. Apri il .xlsx e il file aggiuntivo _log.csv. Controlla fogli, celle, segnaposto, valori e avvisi. L’avvio del download non garantisce la completezza.
4. Confronta un turno con almeno due iscrizioni: nomi e risposte sono allineati? Verifica un turno vuoto, la lista più lunga e ogni fascia. Controlla domande, quantità, interruzioni e area di stampa.
5. Se la lista è troncata, aggiungi righe vuote al modello originale e ripeti l’esportazione. Nel tuo evento demo modifica un nome e verifica che il nuovo export contenga dati attuali.
Problemi comuni e correzioni
| Problema | Esempio / indizio | Correzione |
|---|---|---|
| Cella vuota | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Email | Verifica identificatori, codice e risposta. Un segnaposto sconosciuto o un valore assente può diventare vuoto. |
| Segnaposto ancora visibile | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Controlla prefisso e modalità di export. Liste vuote o non riconosciute possono restare come testo. Leggi il registro. |
| Solo una persona | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Rimuovi il numero e il trattino basso successivo: _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname. |
| Nomi e risposte disallineati | A5 / B6 | Inizia tutte le colonne sulla stessa riga con lo stesso prefisso; non mescolare numeri e liste. |
| Persone mancanti | TRUNCATED | Aggiungi righe prima della lista successiva; verifica il turno più lungo; usa fogli separati. |
| Tabella sovrascrive contenuto | _RegistrationList | Usa un foglio vuoto senza tabelle, testi o celle unite a destra e sotto. |
| Due turni si mescolano | Tag1 + Aufbau | Usa identificatori distinti per date, turni e fasce; aggiorna i segnaposto. |
| Riferimento non valido | #REF! | Correggi il riferimento in Gestione nomi; salva e ricarica. |
Risolvi i problemi
Scegli il sintomo per aprire verifiche e correzioni.
Aiuto, aspetto e limiti
Help offre aiuto contestuale e tour guidati. L’interfaccia disponibile varia per ruolo, evento e piano.
- Usa l’icona di aiuto o del tour per conoscere un campo o una procedura.
- Cambia lingua nell’app. Le schermate della guida mostrano l’interfaccia tedesca; i testi sono disponibili in cinque lingue.
- Passa alla modalità chiara o scura. Sul cellulare la navigazione è nel menu o in basso, secondo la vista.
- Per eventi grandi controlla piano e utilizzo. Quantità disponibili ed estensioni a pagamento dipendono dal tuo piano.
- Usa «Segnalazioni» per inviare un problema e seguirne l’andamento. Scegli un titolo chiaro e descrivi cosa è successo.
Verifica il risultato
La ricerca include esempi ed errori. Cerca campo o sintomo: obbligatorio, filtro, fascia, promemoria. Cancella la ricerca per vedere tutto. Clicca immagini per ingrandire.
L’icona tour riavvia la guida della vista. L’aiuto spiega i dialoghi. Leggi errori e controlla i campi. Cambiare lingua non traduce automaticamente i tuoi testi evento.
Se qualcosa non funziona
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Contatta l’organizzatore tramite i dettagli dell’evento e segui le sue regole.
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