Tes premiers pas avec Help.
Trouve des créneaux, participe et organise tes événements. Le guide pas à pas pour les bénévoles et les équipes organisatrices, en images.
Aucun chapitre correspondant. Essaie un autre terme.
Help en un coup d’œil
Help relie la planification d’un événement à l’inscription autonome des bénévoles. Une organisation gère des événements ; chaque événement contient des jours et des créneaux.
- Les bénévoles ouvrent le lien de l’événement, choisissent un créneau disponible et indiquent leurs coordonnées.
- Les organisateurs créent les jours, horaires et capacités, puis partagent la page d’inscription.
- Confirmations, rappels, listes de bénévoles et exports Excel facilitent la préparation.
Avant de commencer
Pour aider, commence par le lien du bon événement. Pour organiser, connecte-toi et vérifie l’organisation active et tes droits. Une inscription à un créneau, un compte et une organisation sont des éléments distincts.
La structure est organisation → événement → date → créneau → inscription. La période de l’événement ne crée pas de dates ni de créneaux. Une date sans créneaux ne propose aucun poste.
Exemple concret
Pour une fête, crée l’événement, puis le 14 novembre, puis « Installation 09:00–12:00 » avec six places. Anna s’inscrit : une inscription et cinq places libres. « Accueil » a ses propres horaires et places.
Procède ainsi : organisation → informations → dates → créneaux → questions et accès → aperçu → inscription test → publication et partage.
Trouver un créneau adapté
Commence par le lien ou le code QR de ton organisateur. Il mène directement au bon événement.
- Lis la description, le lieu et les consignes. Déplie le jour souhaité si ses créneaux sont masqués.
- Compare la tâche, les horaires et le nombre d’inscrits. 2 / 6 signifie deux places occupées et quatre disponibles. ∞ indique des places illimitées.
- Utilise la recherche ou les filtres définis par l’organisateur. Si les créneaux complets sont masqués, affiche-les avec l’option correspondante.
- Ouvre le créneau souhaité et vérifie ses détails et conditions avant de t’inscrire.
Comprendre les réglages
L’occupation concerne le créneau ou l’horaire choisi. 2 / 6 signifie deux places occupées sur six. Les cartes d’apports montrent des quantités ; lis l’unité.
Une vue vide ne signifie pas que tout est complet. Recherche, date repliée, créneaux complets masqués ou filtres obligatoires non choisis peuvent réduire la liste.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Aucun créneau ? Efface la recherche, déplie la date, vérifie les filtres et l’affichage des créneaux complets, puis le lien de l’événement.
Créneau visible mais inscription bloquée ? Lis l’indication. Connexion, groupe/rôle, prérequis ou attribution par admin peuvent être nécessaires. Un filtre ne remplace pas l’appartenance. Contacte l’organisateur.
S’inscrire à un créneau
Ton inscription est ton engagement à participer. Un compte est nécessaire uniquement si l’organisateur ou le créneau l’exige.
- Clique sur le bouton d’inscription d’un créneau disponible.
- Indique prénom, nom et adresse e-mail valide. Ajoute ton numéro de mobile s’il est demandé.
- Réponds aux questions supplémentaires. Certains champs apparaissent selon les créneaux choisis ; remplis tous les champs obligatoires visibles.
- Vérifie tes données et confirme. Attends le message de réussite, puis consulte tes e-mails.
Vérifie le résultat
Saisis tes coordonnées et vérifie l’e-mail. Il sert aux confirmations et rappels. Corrige chaque champ signalé avant de renvoyer.
La place est confirmée seulement après enregistrement réussi. Une sélection ne suffit pas. Si le résultat est incertain, évite les envois répétés : vérifie le message de réussite ou demande à l’organisateur si l’inscription est enregistrée.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Déjà inscrit ? Le même e-mail ne peut réserver deux fois le même créneau. Ne crée pas de doublon avec une autre adresse ; demande une modification.
Champ obligatoire manquant ? Vérifie les nouvelles questions et cases requises. Un changement de créneau peut changer les questions. Créneau complet ? Choisis une alternative ou contacte l’organisateur.
Plusieurs créneaux et contributions
Help permet plusieurs engagements : des créneaux horaires en une seule étape ou une quantité précise de produits à apporter.
- Si l’organisateur a activé les inscriptions multiples, passe à cette vue et sélectionne les créneaux souhaités.
- Remplis le formulaire commun et confirme. Vérifie les chevauchements et les messages ; leur autorisation dépend de l’événement.
- Pour apporter des produits, utilise l’inscription individuelle. Indique par exemple deux gâteaux et vérifie l’heure de dépôt, l’unité et la quantité maximale.
- Réponds aux questions spécifiques, par exemple sur le type de gâteau. Ces contributions ne sont pas proposées dans la vue multiple.
Exemple concret
Anna choisit installation et accueil samedi dans la vue multiple, puis remplit un formulaire commun. Le réglage de l’événement décide si les horaires peuvent se chevaucher. Vérifie le résultat et les inscriptions enregistrées.
Deux gâteaux sont une quantité, pas deux postes. Ouvre le créneau d’apports individuel et vérifie heure, unité, quantité et questions.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Vue multiple absente ? Elle doit être activée. Créneau d’apports absent dans cette vue ? Utilise l’inscription individuelle.
Une question disparaît après un changement ? Sa condition peut ne plus être remplie. Vérifie la sélection finale. Les erreurs de quantité concernent les unités disponibles, pas les personnes accompagnantes.
Confirmation, calendrier et changements
Après une inscription réussie, tu reçois un e-mail avec les détails de ton créneau. Conserve-le.
- Vérifie événement, date, heure et coordonnées. Consulte les courriers indésirables si le message manque.
- Importe la pièce jointe .ics dans ton calendrier pour ajouter un rendez-vous individuel.
- Le lien personnel dans l’e-mail permet de t’abonner au calendrier de tes créneaux. Les changements apparaissent lors de la prochaine actualisation de ton application de calendrier.
- Pour modifier ou annuler ton engagement, contacte l’organisateur avec les coordonnées de l’événement et respecte ses règles.
Comprendre les réglages
Le fichier .ics importe un rendez-vous. Un abonnement relie ton calendrier personnel de créneaux. Un fichier importé peut rester inchangé ; l’abonnement se rafraîchit selon ton application.
Vérifie date, heure et fuseau. Un rendez-vous n’est pas une autre inscription. Le supprimer du calendrier n’annule pas la réservation Help ; contacte l’organisateur.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Confirmation absente ? Vérifie les indésirables et l’adresse utilisée. Si l’enregistrement a réussi, ne te réinscris pas immédiatement : l’organisateur peut vérifier.
Calendrier ancien ? Vérifie import ou abonnement et actualise l’application. Des imports répétés peuvent créer des doublons. Choisis une méthode par engagement.
Créer un compte et se connecter
Crée un compte pour gérer ta propre organisation et ses événements. Pour une simple inscription bénévole, le lien de l’événement peut suffire.
- Sur l’accueil, choisis « Créer le premier événement ». Indique nom, e-mail, organisation et identifiant adapté à une URL.
- Choisis et confirme un mot de passe sûr. Suis les instructions de vérification de l’e-mail si elle est demandée.
- Connecte-toi avec tes identifiants. La page de connexion propose aussi les fournisseurs externes qui y sont affichés.
- Si tu oublies ton mot de passe, choisis « Mot de passe oublié ? », demande l’e-mail et définis un nouveau mot de passe via son lien.
Avant de commencer
Si ton organisation existe déjà, demande l’accès à son administrateur. Ne crée pas une deuxième organisation à cause d’un menu absent. Vérifie l’organisation après connexion.
Une inscription à un créneau n’est pas un compte admin. La planification exige les droits nécessaires. L’adresse de facturation n’est pas automatiquement le lieu de l’événement.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Mot de passe oublié ? Demande une réinitialisation à l’adresse du compte. Utilise le lien actuel. S’il a expiré ou déjà servi, demande-en un autre.
Connexion possible mais gestion absente ? Vérifie organisation et droits avec l’administrateur. Mail de validation absent ? Vérifie adresse, indésirables et indications. Ne partage pas mots de passe ni liens personnels.
Créer ton premier événement
Dans « Événements », gère les événements de ton organisation. Commence par un nom clair, un lieu et une description pour les bénévoles.
- Crée un événement et indique nom, lieu et e-mail de contact. Ajoute période, description et image facultative.
- Vérifie la visibilité et la présence dans les événements publics. Décide si l’inscription sans connexion est autorisée et si les noms peuvent être affichés publiquement.
- Choisis l’inscription individuelle ou multiple et la présentation souhaitée. Active les filtres si tu comptes les utiliser.
- Enregistre l’événement. Ouvre-le pour créer ses jours et créneaux, puis vérifie l’aperçu.
Comprendre les réglages
| Champ / option | Signification et effet |
|---|---|
| Nom de l'événement | Le nom public de l'événement |
| Adresse | Lieu de l'événement |
| E-mail expéditeur | Adresse de contact pour questions et confirmations ; elle ne définit pas automatiquement le domaine technique d’envoi. |
| Texte de l'e-mail | Modèle pour les e-mails de confirmation avec des espaces réservés |
| Actif | Si l'événement est publiquement visible et accepte les inscriptions |
| Public | Si l'événement apparaît dans la liste publique des événements |
| Autoriser anonyme | Permettre l'inscription sans compte utilisateur |
| Afficher les inscriptions | Permettre aux utilisateurs de voir les autres participants inscrits |
| Date de début et de fin | période de l'événement (alimente ##event_date##/##event_end_date##) |
| Description | affichée sur la page publique d'inscription |
| Image | image d'en-tête de la page publique d'inscription |
| Localisation | position sur la carte pour l'adresse |
| Filtres | Activer les options de filtres personnalisés pour la sélection des créneaux |
| Inscription multiple | les bénévoles peuvent réserver plusieurs créneaux en une étape |
| Masquer les créneaux complets | les créneaux complets sont masqués par défaut sur la page publique |
| Autoriser les créneaux qui se chevauchent | les bénévoles peuvent s'inscrire à des créneaux qui se recoupent |
| Mode d'affichage | présentation du planning public (p. ex. liste ou grille) |
Exemple concret
Pour des inscriptions ouvertes : événement visible et inscription sans connexion. Affiche les noms seulement si tu souhaites une liste publique. Décide séparément de la visibilité publique. Un lien non répertorié n’est pas une protection par mot de passe.
Pour le 14–15 novembre, crée les deux dates après la période. Explique tâches, rendez-vous, matériel et contact, puis enregistre et prévisualise.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Événement absent publiquement ? Vérifie visibilité/publication, lien, dates et créneaux visibles. Les anciens événements peuvent figurer dans « Événements passés ».
Action absente ? Ouvre « Autres actions » ou ⋯. Les icônes épinglées dépendent des préférences. Leur personnalisation ne change pas les droits.
Jours, créneaux et capacités
La structure est Événement → Jour → Créneau. Chaque tâche est ainsi associée à la bonne date.
- Ouvre un événement et ajoute ses jours avec une date et une note facultative. Sélectionne un jour pour modifier ses créneaux.
- Crée un créneau avec tâche, début, fin et nombre de places. Tu peux prévoir des places illimitées, une description et une mise en évidence.
- Le menu d’ajout permet de créer une contribution à apporter avec heure de dépôt, quantité maximale et unité.
- Copie des jours ou créneaux existants pour des tâches similaires. Utilise la modification groupée et vérifie ensuite horaires et capacités.
Configurer la date
| Champ / option | Signification et effet |
|---|---|
| Date | La date du calendrier (jj.MM.aaaa) |
| Description | Notes optionnelles pour cette date |
| Identifiant Excel | Identifiant court pour cette date, utilisé avec les identifiants de créneau dans les modèles Excel |
Configurer le créneau
| Champ / option | Signification et effet |
|---|---|
| Nom du créneau | Nom du créneau (p.ex. « Créneau de montage ») |
| Description | Informations détaillées sur le créneau |
| Heure de début | Début du créneau (HH:mm) |
| Heure de fin | Fin du créneau (HH:mm) |
| Identifiant Excel | Identifiant court pour ce créneau, utilisé dans les modèles Excel comme partie des espaces réservés (p.ex. « Montage », « Démontage », « Bar », « Caisse ») |
| Assignation admin uniquement | Seuls les administrateurs peuvent assigner des bénévoles |
| Utilisateurs authentifiés uniquement | L'inscription n'est possible qu'avec connexion |
Exemple concret
Exemple installation : 09:00–12:00, six places au total, « Rendez-vous à l’entrée, apporte des gants », identifiant Aufbau. La capacité est le total, pas le nombre libre. Utilise l’illimité seulement sans besoin de plafond.
L’accueil peut avoir plusieurs horaires, chacun avec heures, capacité, inscriptions et identifiant. L’heure d’arrivée optionnelle ne doit pas être après le début.
Après copie ou modification groupée, vérifie dates, horaires, places, accès et identifiants. La copie d’événement permet de choisir les éléments associés : lis les options.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Date enregistrée mais aucun poste ? Ouvre-la et crée des créneaux. Vérifie chaque horaire. Début après fin ? Corrige les heures identiques ou inversées.
Créneau absent ? Vérifie date/créneau masqué, recherche, places et filtres requis. Groupes et rôles peuvent bloquer une inscription sans masquer le créneau. Admin uniquement empêche l’auto-inscription.
Avant suppression, vérifie inscriptions et confirmation. Ne supprime pas un créneau pour déplacer une personne. En cas de modification concurrente, recharge les données.
Prérequis : remplir d’abord un autre créneau
Un prérequis peut exiger un minimum d’inscriptions dans un autre créneau. Exemple : Équipe supplémentaire apparaît quand Installation atteint quatre inscriptions. C’est une condition de planning, pas une qualification personnelle.
Si elle manque, vérifie le créneau référencé et son occupation. Contrôle les dépendances avant de le supprimer.
Filtres et questions supplémentaires
Les filtres aident à trouver une tâche. Les champs personnalisés recueillent les informations utiles à l’organisation.
- Dans « Filtres », crée des choix utiles, par exemple des secteurs ou tâches. Attribue-les aux créneaux concernés.
- Active les filtres dans l’événement pour les afficher sur le planning public.
- Ajoute des champs personnalisés via les actions de l’événement. Choisis le type et décide si la réponse est obligatoire.
- Les ensembles de créneaux et conditions permettent d’afficher des questions pour certaines combinaisons uniquement. Vérifie le résultat dans l’aperçu d’inscription.
Exemple concret
Exemple filtre : crée « Zone » avec Installation, Accueil et Cuisine. Affecte les valeurs aux créneaux et active les filtres. Choisis Cuisine sur la page publique. Des valeurs requises peuvent masquer les créneaux avant sélection. Un choix n’est pas une appartenance vérifiée.
Exemple question : « Dans quel club es-tu ? », code Verein, type Texte. Pour le repas, utilise une sélection unique avec Végétarien et Viande. Rends obligatoires seulement les informations nécessaires.
Quel type de champ choisir ?
| Champ / option | Signification et effet |
|---|---|
| Texte | Pour la saisie de texte libre avec validation regex optionnelle |
| Nombre | Pour la saisie numérique avec plage min/max |
| Date | Pour la sélection de date |
| Sélection unique | Menu déroulant avec options prédéfinies |
| Sélection multiple | Plusieurs options sélectionnables |
| Case à cocher | Sélection oui/non |
Code, options et validation
| Champ / option | Signification et effet |
|---|---|
| Code | age, club) |
| Modifier le code | Le code ne peut plus être modifié après l'enregistrement — renomme plutôt le libellé. |
| Obligatoire | Le champ doit être rempli |
| Motif texte | Pour les champs de texte (par ex. format de numéro de téléphone) |
| Plage numérique | Pour les champs numériques |
| Min/max | La valeur minimale ne peut pas être supérieure à la valeur maximale |
| Options | Au moins une option est requise |
| Conditions | Complète ou supprime chaque ligne de condition avant de sauvegarder (par ex. un filtre sans options sélectionnées). |
Ensembles de créneaux
Regroupe d'abord tes créneaux en ensembles nommés via « Ensembles de créneaux ». Chaque ensemble est évalué de l'une des deux façons :
Au moins un — une personne fait partie de l'ensemble dès qu'au moins un de ses créneaux est choisi.
Tous — une personne ne fait partie de l'ensemble que si tous ses créneaux sont choisis.
Combiner des ensembles en une règle
Ouvre un champ, active « N'afficher ce champ que sous conditions » et combine tes ensembles avec une logique booléenne :
ET — toutes les conditions doivent être remplies.
OU — au moins une condition doit être remplie.
NON — inverse une condition (la personne ne doit pas faire partie de cet ensemble).
Exemple : bon de repas pour les bénévoles présents toute la journée
Les bénévoles en service le matin et l'après-midi doivent être interrogés sur ce qu'ils souhaitent manger :
Crée un ensemble « Matin » avec les créneaux du matin, évalué comme « Au moins un ».
Crée un ensemble « Après-midi » avec les créneaux de l'après-midi, évalué comme « Au moins un ».
Ajoute un champ de sélection « Que souhaites-tu manger ? » avec les options Végétarien, Avec viande, Au stand de restauration.
Sur ce champ, active les conditions et construis la règle : « Matin » ET « Après-midi ».
La question n'apparaît désormais que pour les bénévoles qui prennent à la fois un créneau du matin et de l'après-midi, et leur réponse figure dans les rapports d'inscription (Excel et liste à l'écran).
Vérifie le résultat
La question est évaluée à partir des créneaux qu'une personne occupe actuellement, y compris les inscriptions antérieures. Si une modification ultérieure d'une autre inscription complète seulement alors une combinaison qualifiante, cette personne n'est pas réinterrogée automatiquement.
Teste matin seul, après-midi seul, les deux et aucun. Teste aussi une réponse obligatoire absente et un changement. Sans condition, le champ apparaît toujours ; obligatoire ne rend pas visible un champ masqué par condition.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Filtre absent ? Vérifie activation et valeurs. Créneau absent après sélection ? Vérifie ses valeurs. Question absente ? Vérifie condition, ensembles et choix.
Enregistrement impossible ? Code unique, options pour les sélections, minimum ≤ maximum et conditions complètes sont requis. Laisse la regex vide pour du texte normal ; teste entrées valides et invalides si tu en utilises une.
Choix : clés et libellés
Chaque option a une clé stable et un libellé visible : veg / Végétarien. Complète les traductions et teste les langues. Une valeur par défaut est une réponse préremplie, pas une obligation.
La sélection d’utilisateur diffère d’un nom libre. Valeurs personnelles, recherche et import CSV dépendent du type. Choisis colonnes clé/libellé et séparateur réel ; contrôle options absentes ou doubles.
Utilisateurs, groupes et rôles
Les membres et leurs droits sont propres à chaque organisation. Les groupes structurent ton équipe ; les rôles peuvent définir les conditions d’un créneau.
- Gère les membres dans la gestion des utilisateurs et attribue les groupes et rôles adaptés.
- Restreins un créneau à des groupes ou rôles si nécessaire. Vérifie que les personnes concernées peuvent s’inscrire.
- Accorde les droits d’administration uniquement aux personnes qui doivent gérer l’organisation et ses données.
- Utilise ton profil pour tes données personnelles et les paramètres de l’organisation pour son apparence et ses coordonnées.
Comprendre les réglages
Distingue organisation, groupe et rôle. L’organisation est le périmètre de gestion. Un groupe rassemble des personnes, par exemple Équipe cuisine. Un rôle décrit une fonction ou un droit ; il ne donne pas automatiquement les droits admin.
Pour un créneau restreint, vérifie l’affectation dans la bonne organisation. Le nom du créneau ou le filtre Cuisine n’accorde pas d’appartenance. Le créneau peut rester visible mais non réservable.
Vérifie le résultat
Teste avec une personne autorisée et une autre sans cette appartenance. Vérifie visibilité et réservation séparément. L’aperçu admin seul ne suffit pas.
Si la gestion manque, vérifie organisation et rôle. Modifie les droits dans la gestion des utilisateurs. Ne retire pas tous les droits juste pour tester.
Aide : groupes
Les groupes limitent qui peut s'inscrire à certains créneaux et peuvent regrouper des rôles pour leurs membres.
Un créneau avec groupe requis ne peut être réservé que par les membres de ce groupe.
Tu affectes les membres à un groupe dans la gestion des utilisateurs.
Tu choisis le groupe requis dans le formulaire du créneau (modifier le créneau).
Les rôles d'un groupe s'appliquent à tous ses membres.
Créer des rôles
Clique sur "Ajouter" pour créer un nouveau rôle. Entre un nom, un code unique et éventuellement une description. Sélectionne les permissions souhaitées.
Types de rôles
Il existe deux types principaux de permissions : "Gestion d'événements" permet de modifier les événements assignés. "Accès aux équipes" permet l'inscription aux équipes protégées.
Attribuer des rôles
Les rôles peuvent être attribués aux utilisateurs dans la gestion des utilisateurs. Pour les événements, tu définis quels rôles peuvent les gérer. Pour les équipes, tu peux spécifier quels rôles sont autorisés à s'inscrire.
Adresse de facturation
L'adresse de facturation et les informations fiscales figurent sur tes factures d'abonnement.
Seuls les administrateurs de l'organisation voient et modifient cette section.
Personnalisation
Personnalise le logo et les couleurs des pages publiques de ton organisation.
La personnalisation nécessite un abonnement qui l'inclut – sinon une invitation à mettre à niveau est affichée.
Liste avant publication
Un test permet de repérer les erreurs avant les vraies inscriptions.
Avant partage : test complet
1. Vérifie nom, description, lieu et contact ; distingue facturation et événement. 2. Vérifie dates, horaires, début avant fin, arrivée, places et unités. 3. Vérifie visibilité, connexion, groupes/rôles, attribution admin et prérequis.
4. Vérifie champs requis, options, conditions et langues. 5. Inscris tes propres données test, contrôle réussite et réservation, puis e-mail et calendrier. Supprime ensuite ton inscription test dans la gestion.
6. Vérifie la plus longue liste Excel, horaires, réponses, quantités et journal. 7. Vérifie page sans session admin, QR sur un autre appareil et confidentialité/expiration. Partage ensuite le lien.
Aperçu, lien et code QR
Partage la page d’inscription après avoir vérifié jours, créneaux et paramètres.
- Ouvre l’aperçu et vérifie horaires, places disponibles, description et questions du point de vue d’un bénévole.
- Copie le lien avec « Partager » ou l’icône de lien. Envoie-le par le canal souhaité ou ajoute-le sur ton site.
- Télécharge le code QR via les actions pour une affiche ou un flyer.
- Pour partager une liste de bénévoles, utilise la fonction distincte prévue à cet effet. Choisis avec soin date, créneaux, expiration et données visibles.
Vérifie le résultat
Avant partage, vérifie dans une fenêtre privée organisation, événement, dates, tâches, horaires, places, questions et connexion sans ta session admin. Pour les rôles, teste aussi une appartenance autorisée.
Scanne le QR code sur un autre appareil avant impression. Vérifie destination et événement ainsi que le lien écrit. N’imprime pas une adresse de gestion.
Le lien partagé, à quoi sert-il ?
Le lien généré affiche une liste publique en lecture seule des bénévoles pour la date et les créneaux choisis. Toute personne disposant du lien peut ouvrir la page sans se connecter.
Confidentialité et anonymisation
La liste affiche les noms des bénévoles inscrits. L'e-mail et le téléphone n'apparaissent que si tu désactives l'anonymisation. Les réponses aux champs personnalisés n'apparaissent que si tu les actives.
Validité du lien
Le lien fonctionne jusqu'à la date d'expiration choisie (par défaut : 30 jours). Ensuite, les visiteurs voient un message d'erreur et tu dois créer un nouveau lien.
Pièce jointe Excel
En option, un fichier Excel de la liste est joint à l'e-mail – au format standard ou basé sur un de tes modèles Excel.
Envoi par e-mail
Tu peux envoyer le lien directement par e-mail : à des destinataires individuels ou à tous les bénévoles inscrits. Tu peux modifier le texte avant l'envoi.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Lien de liste invalide ou expiré ? Crée ou demande un nouveau lien. Le lien d’inscription ne remplace pas celui de la liste.
Trop de données ? Vérifie anonymisation et champs affichés. Masquer les coordonnées ne masque pas automatiquement les noms. Contrôle la page générée.
Gérer les inscriptions
L’administration donne une vue d’ensemble des places occupées et des engagements des bénévoles.
- Ouvre l’événement et vérifie les places occupées et disponibles. Sélectionne le jour et le créneau concernés.
- Utilise « Bénévoles » dans les actions ou le bouton des bénévoles d’un créneau occupé pour accéder aux inscriptions.
- Consulte coordonnées et réponses aux champs personnalisés. Accorde-toi avec la personne concernée avant de modifier son inscription.
- Utilise la notification des bénévoles pour préparer un message ciblé. Vérifie destinataires et contenu avant l’envoi ; consulte l’historique dans la gestion des e-mails.
Avant de commencer
Commence par événement → date → créneau/horaire. Identifie l’inscription par date, heure et coordonnées, pas seulement le nom. Les réponses appartiennent à l’inscription.
Une liste de contacts n’est pas forcément une liste de réservations. Une personne peut avoir plusieurs postes et une seule ligne regroupée. Vérifie le créneau pour les places.
Vérifie le résultat
Après modification, vérifie inscription et places. Recharge en cas de conflit. Pour annulation ou réaffectation, vérifie la communication : une modification ne prouve pas que la personne est informée.
Contrôle les destinataires selon événement, date ou créneaux. Un changement de rendez-vous pour l’installation ne concerne pas forcément la cuisine. Indique date, tâche, nouveauté et contact.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Occupation étrange ? Vérifie horaires, réservations multiples et unités d’apport. Compare liste du créneau et capacité, pas liste générale.
Import/export ? L’import/export d’événement transfère une planification dans son format. Excel crée un document. N’importe pas une liste Excel comme événement. Vérifie options et résultat avant partage.
E-mails et rappels
Help envoie les confirmations et peut rappeler aux bénévoles leur engagement. L’équipe organisatrice configure contenus et rappels.
- Renseigne l’adresse de contact et le texte de confirmation dans l’événement. Utilise les variables proposées pour noms, créneaux et détails.
- Vérifie l’aperçu pour obtenir un texte et une mise en forme clairs.
- Définis les rappels de l’événement. Ils peuvent remplacer les paramètres de l’organisation ou désactiver les rappels.
- Consulte la gestion des e-mails pour le statut d’envoi si ce menu est accessible.
Rappels
Les bénévoles inscrits reçoivent automatiquement un e-mail de rappel avant leur créneau. Le réglage s'applique par événement et remplace celui de l'organisation (par défaut : 3 jours avant). Les rappels peuvent aussi être désactivés par événement.
Référence des variables e-mail
| Champ / option | Signification et effet |
|---|---|
##firstname## | ##firstname## - Prénom de l'inscrit |
##lastname## | ##lastname## - Nom de l'inscrit |
##shift_date## | ##shift_date## - Date du créneau |
##shift_start## | ##shift_start## - Heure de début du créneau |
##shift_end## | ##shift_end## - Heure de fin du créneau |
##shift_name## | ##shift_name## - Nom du créneau |
##event_name## | Nom de l'événement |
##event_address## | Adresse de l'événement |
##event_mailfrom## | E-mail de contact de l'événement |
##event_date## | Date de l'événement |
##event_end_date## | Date de fin de l'événement |
##shift_arrival_row## | Ligne avec l'heure d'arrivée (seulement si le créneau a une heure d'arrivée) |
##shift_bring_row## | Ligne avec la quantité apportée (créneaux « à apporter » uniquement) |
##custom_fields_rows## | Lignes avec les réponses aux champs personnalisés |
##bring_custom_fields_rows## | Lignes avec les réponses aux champs « à apporter » (créneaux « à apporter » uniquement) |
Exemple concret
Exemple : « Salut ##firstname##, merci pour ton inscription à ##shift_name## le ##shift_date## de ##shift_start## à ##shift_end##. Rendez-vous : ##event_address##. Questions : ##event_mailfrom##. » Recopie les variables exactement et vérifie l’aperçu.
Les variables de lignes entières peuvent disparaître sans donnée correspondante. Les jetons Excel avec _ ne sont pas des variables e-mail. Complète chaque langue proposée.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Rappel absent ? Vérifie inscription, réglages de l’événement et valeurs de l’organisation. Une désactivation explicite n’est pas annulée par l’organisation. Vérifie adresse, spam et état d’envoi.
Variable visible ? Recopie une variable ##…## reconnue et vérifie l’aperçu. Une valeur vide peut venir de données absentes. L’état d’envoi ne prouve pas la lecture.
Export Excel et modèles personnalisés
Exporte plannings et listes pour préparer l’événement. Utilise des modèles .xlsx pour un format récurrent.
- Choisis l’action d’export pour télécharger un planning ou une liste de bénévoles.
- Ouvre « Modèles » dans les actions et importe un fichier .xlsx contenant des variables.
- Utilise _EventName pour une valeur simple ou _RegistrationList seul dans une cellule pour une liste de contacts automatique. Les exemples expliquent les listes par créneau.
- Fais correspondre exactement les identifiants Excel des jours et créneaux au modèle. Télécharge le fichier rempli et vérifie-le avant de le partager.
Avant de commencer : que mettre dans le fichier ?
Utilise un classeur .xlsx normal. Tu définis les feuilles, titres, couleurs, largeurs et zones d’impression. Help remplace les textes réservés par les données actuelles. Un espace réservé commence par un tiret bas. Ne mets ni signe = devant, ni accolades autour.
Dans Excel, saisis tes libellés et espaces réservés. Tu ne dois pas recopier les noms, e-mails ou réponses. Configure d’abord les dates, créneaux et questions dans Help. Leurs identifiants Excel les relient aux cellules.
Les exemples utilisent des données fictives : date Tag1, créneau Aufbau, bénévoles Anna Keller et Luca Meier, question de code Verein. Remplace ces identifiants par ceux de ton événement.
Choisis d’abord le type de résultat
Ces trois formes se ressemblent mais produisent des résultats différents. Pour commencer, crée une couverture et une liste de contacts sur une feuille séparée.
| Objectif | Texte dans la cellule | Résultat |
|---|---|---|
| Une donnée de l’événement | _EventName | Une cellule : nom de l’événement |
| Une inscription précise | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Une cellule : prénom de l’inscription 1 |
| Toutes les inscriptions d’un créneau | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Plusieurs lignes à partir de cette cellule |
| Table de contacts automatique | _RegistrationList | En-têtes et personnes ; lignes et colonnes |
1. Définis les identifiants dans Help
Modifie la date et indique Tag1 comme identifiant Excel. Pour le créneau, indique Aufbau. Son titre visible n’est pas son identifiant. Pour une question, utilise le code du champ, pas le texte de la question.
Choisis des lettres et chiffres, sans espace, accent ni tiret bas : Tag1, Aufbau, Empfang, Verein. Recopie-les exactement. Les tirets bas séparent déjà les parties des espaces réservés.
Utilise des identifiants de créneaux distincts pour chaque date. Les identifiants répétés peuvent regrouper des inscriptions. Les valeurs automatiques Date_20261114 et Shift_0900 sont moins pratiques ; préfère des identifiants courts explicites.
2. Exemple : une couverture simple
Crée une feuille « Aperçu ». Chaque ligne ci-dessous décrit une cellule Excel. Place les libellés en colonne A. Les valeurs simples peuvent aussi figurer dans une phrase.
| Cellule | Dans le modèle | Après export (exemple) |
|---|---|---|
| B2 | _EventName | Vereinsfest |
| B3 | _EventAddress | Demoweg 1, 8400 Winterthur |
| B5 | _Tag1_Date | 14.11.2026* |
| B6 | _Tag1_Description | Samstag |
| B8 | _Tag1_Aufbau_Time | 09:00 - 12:00 |
| B9 | _Tag1_Aufbau_Seats | 6 |
| B10 | _Tag1_Aufbau_RegistrationCount | 2 |
Comprendre capacité et date
Seats est la capacité totale, pas les places libres. Ici : 6 places moins 2 inscriptions donnent 4 places libres. RegistrationCount compte les inscriptions, pas les objets apportés. Les valeurs du créneau regroupent ses horaires multiples. *Le format de date dépend de la langue d’export.
3. Exemple : liste de contacts automatique
Crée une feuille vide « Contacts ». Écris uniquement _RegistrationList en A1. Laisse libres les cellules à droite et dessous, y compris les en-têtes : Help crée toute la table à partir de A1.
Les colonnes standard sont numéro, nom, prénom, e-mail et téléphone. Les questions ayant des réponses peuvent ajouter des colonnes. Date, créneau, horaires et quantité apportée ne sont pas des colonnes standard.
La liste générale est alphabétique et regroupe les inscriptions par nom et prénom. Plusieurs créneaux pour un même nom donnent une ligne ; des personnes homonymes peuvent aussi être regroupées. Pour les affectations, utilise les listes par créneau.
| Ligne | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | N° | Nom | Prénom | Téléphone | |
| 2 | 1 | Keller | Anna | anna@example.org | |
| 3 | 2 | Meier | Luca | luca@example.org |
4. Exemple : liste par créneau avec tes colonnes
Crée une feuille « Aufbau ». En A4:D4, écris Nom, Prénom, E-mail et Club. Saisis une seule fois chaque espace réservé ci-dessous en ligne 5, sans numéro d’inscription.
La première personne apparaît en ligne 5, la suivante en ligne 6, par nom puis prénom. Toutes les colonnes doivent commencer sur la même ligne avec le même préfixe date/créneau. La question Verein doit exister avec ce code ; sans réponse, la cellule reste vide.
Réserve et formate assez de lignes. Help n’insère pas de lignes pour décaler ton contenu. Un autre espace réservé de liste dans la même colonne limite la sortie et peut omettre des bénévoles. Un simple titre peut être écrasé. Le plus simple : une feuille par créneau.
| Cellule | Dans le modèle | Après export (exemple) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Lastname | Keller |
| B5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Anna |
| C5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Email | anna@example.org |
| D5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Turnverein |
| A6 | Laisse vide | Meier |
| B6 | Laisse vide | Luca |
| C6 | Laisse vide | luca@example.org |
| D6 | Laisse vide | Musikverein |
5. Exemple : cellules fixes pour chaque inscription
Pour des cases fixes, ajoute un numéro après Registration. Chaque cellule donne une inscription. Le numéro est une position d’export, pas un identifiant permanent ni une place. L’ordre peut différer de la liste alphabétique. Ne mélange pas colonnes numérotées et listes automatiques.
| Cellule | Dans le modèle | Après export (exemple) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Anna* |
| C2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Lastname | Keller* |
| B3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Firstname | Luca* |
| C3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Lastname | Meier* |
| D2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Turnverein* |
6. Exemple : plusieurs horaires
Pour un créneau à plusieurs horaires, donne à chacun un identifiant, comme Morgen et Mittag. Il se place entre le créneau et Registration. Sans cet identifiant, la liste regroupe les inscriptions actives de tous les horaires. *Les exemples numérotés supposent l’ordre indiqué.
Pour séparer les horaires, utilise ici des cellules numérotées fixes. L’extension automatique avec un identifiant d’horaire supplémentaire n’est pas fiable ; utilise-la seulement au niveau date + créneau. Prévois assez de cellules pour la capacité.
| Cellule | Dans le modèle | Après export (exemple) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Firstname | Anna* |
| B5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Lastname | Keller* |
| A6 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_2_Firstname | Luca* |
| A15 | _Tag1_Empfang_Mittag_Registration_1_Firstname | Luca* |
7. Exemple : objets apportés et quantités
Pour un créneau d’apports identifié Kuchen, Bring peut donner « 2 Kuchen ». Quantity donne la quantité sans libellé. BringMax est le maximum configuré, pas le solde. Les valeurs numérotées concernent l’inscription 1. Retire le numéro pour une colonne automatique : _Tag1_Kuchen_Registration_Bring.
| Cellule | Dans le modèle | Après export (exemple) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Bring | 2 Kuchen |
| C2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Quantity | 2 |
| B4 | _Tag1_Kuchen_BringMax | 20 |
| B5 | _Tag1_Kuchen_RegistrationCount | 3 |
| B6 | _Tag1_Kuchen_Quantities | 2, 1, 3 |
Référence des espaces réservés
Cette référence concerne l’export de l’événement avec modèle. Remplace Tag1, Aufbau, Morgen et Verein par tes identifiants. Name seul peut être ambigu ; pour les personnes, utilise explicitement Registration_Name. Écris toi-même les titres fixes des créneaux.
| Espace réservé | Signification |
|---|---|
_EventName | Nom de l’événement |
_EventAddress | Adresse |
_Tag1_Date / _Tag1_DateFull | Date courte / complète |
_Tag1_Description | Description de la date |
_Tag1_Aufbau_Description | Description du créneau |
_Tag1_Aufbau_Time | Horaires du créneau |
_Tag1_Aufbau_Seats | Capacité totale |
_Tag1_Aufbau_RegistrationCount | Nombre d’inscriptions actives |
_Tag1_Aufbau_Registrations | Noms séparés par virgules dans une cellule |
_Tag1_Aufbau_Registration_Name | Toutes les personnes : noms complets en lignes |
_Tag1_Aufbau_Registration_Firstname / Lastname / Email / Tel | Une colonne par donnée ; remplace la dernière partie |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Un prénom à la position 1 |
_Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Colonne de réponses du champ Verein |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Une réponse précise à Verein |
_Tag1_Kuchen_Registration_Bring / Quantity | Texte d’apport / quantité en lignes |
_Tag1_Kuchen_BringMax | Quantité maximale des apports |
_Tag1_Kuchen_Brings / _Tag1_Kuchen_Quantities | Textes / quantités séparés par virgules |
_RegistrationList | Table de contacts automatique |
Avancé : cellules nommées
Tu peux aussi donner un nom Excel à une cellule cible vide. Sélectionne B2, saisis _EventName dans la zone de nom près de la barre de formule et valide. Dans Formules → Gestionnaire de noms, vérifie la référence, par exemple Aperçu!$B$2. Ce nom n’est pas un en-tête. Les espaces réservés visibles sont plus simples au début. Une méthode par cellule ; corrige les références #REF! avant l’envoi. Les listes exigent toujours de l’espace libre.
Importer et tester le modèle
1. Conserve le modèle original .xlsx non rempli. Un fichier exporté a perdu ses espaces réservés et ne doit pas servir de nouveau modèle.
2. Importe-le dans la gestion des modèles du bon événement. Lance l’export Excel depuis les actions de l’événement et sélectionne le modèle. Le téléchargement dans la gestion des modèles utilise un autre traitement et ne valide pas ces exemples par créneau.
3. Active le journal des remplacements. Ouvre le .xlsx et le fichier _log.csv supplémentaire. Vérifie feuilles, cellules, espaces réservés, valeurs et avertissements. Un téléchargement ne garantit pas une liste complète.
4. Compare un créneau ayant au moins deux inscriptions : noms et réponses correspondent-ils ? Teste un créneau vide, la liste la plus longue et chaque horaire. Vérifie questions, quantités, sauts de page et zone d’impression.
5. Si une liste est tronquée, ajoute des lignes vides au modèle original puis réexporte. Dans ton événement de démonstration, modifie un nom et vérifie que le prochain export utilise les données actuelles.
Erreurs fréquentes et corrections
| Problème | Exemple / indice | Correction |
|---|---|---|
| Cellule vide | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Email | Vérifie identifiants, code et réponse. Un jeton inconnu ou une valeur absente peut donner une cellule vide. |
| Espace réservé encore visible | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Vérifie le préfixe et le mode d’export. Une liste vide ou non reconnue peut rester en texte. Lis le journal. |
| Une seule personne | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Retire le numéro et le tiret bas suivant : _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname. |
| Noms et réponses décalés | A5 / B6 | Commence toutes les colonnes à la même ligne avec le même préfixe ; ne mélange pas numéros et listes. |
| Personnes manquantes | TRUNCATED | Ajoute des lignes avant la liste suivante ; teste le plus long créneau ; sépare les feuilles. |
| Table écrase le contenu | _RegistrationList | Utilise une feuille vide sans autre table, texte ou cellules fusionnées à droite ou dessous. |
| Deux créneaux mélangés | Tag1 + Aufbau | Attribue des identifiants distincts aux dates, créneaux et horaires ; adapte les jetons. |
| Référence cassée | #REF! | Corrige la référence dans le gestionnaire de noms ; enregistre et importe à nouveau. |
Résoudre les problèmes
Choisis le symptôme pour accéder aux vérifications et corrections.
Aide, apparence et limites
Help propose une aide contextuelle et des visites guidées. L’interface disponible varie selon rôle, événement et abonnement.
- Utilise l’icône d’aide ou de visite pour découvrir un champ ou une procédure.
- Change la langue dans l’application. Les captures de ce guide montrent l’interface allemande ; les textes sont disponibles en cinq langues.
- Passe au mode clair ou sombre si tu le souhaites. Sur mobile, la navigation se trouve dans le menu ou en bas selon la vue.
- Pour de grands événements, vérifie abonnement et utilisation. Les quantités disponibles et extensions payantes dépendent de ton offre.
- Utilise « Signalements » pour saisir un problème et suivre son traitement. Choisis un titre clair et décris ce qui s’est passé.
Vérifie le résultat
La recherche couvre aussi exemples et erreurs. Cherche un champ ou symptôme : obligatoire, filtre, horaire, rappel. Efface la recherche pour tout afficher. Clique une capture pour l’agrandir.
L’icône de visite relance le parcours de la vue. L’aide explique les dialogues. Lis les erreurs et vérifie les champs. Changer la langue ne traduit pas automatiquement ton texte d’événement.
Si quelque chose ne fonctionne pas
Limite de forfait ou quantité ? Vérifie utilisation et abonnement. Une extension peut être payante ; lis les conditions. Renommer un créneau ne supprime pas la limite.
Pour signaler un problème, indique vue, étapes, résultat attendu/réel et erreur exacte. Une capture aide ; masque les coordonnées privées. Pour les annulations, contacte l’organisateur.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d’un compte pour participer ?
Seulement si l’organisateur ou le créneau exige une connexion. Sinon, indique tes coordonnées dans le formulaire.
Pourquoi mon créneau n’apparaît-il pas ?
Vérifie date, recherche et filtres. Les créneaux complets peuvent être masqués ; d’autres nécessitent un groupe ou rôle. Demande le bon lien à l’organisateur.
Pourquoi mon e-mail de confirmation manque-t-il ?
Vérifie les indésirables et ton adresse. Ne t’inscris pas immédiatement à nouveau. Demande à l’organisateur si ton inscription existe déjà.
Puis-je réserver plusieurs créneaux à la fois ?
Si l’inscription multiple est activée. Les contributions à apporter se réservent individuellement ; les chevauchements dépendent des paramètres.
Comment annuler ?
Contacte l’organisateur avec les coordonnées de l’événement et respecte ses règles d’annulation.
Pourquoi une fonction d’administration manque-t-elle ?
Il faut les droits adaptés dans l’organisation actuelle. Les paramètres et l’abonnement peuvent aussi limiter les fonctions.