Tvoj vodič kroz Help.
Pronađi smjene, volontiraj i organiziraj događanja. Vodič korak po korak za volontere i organizatore, uz slike.
Nema odgovarajućih poglavlja. Pokušaj s drugim pojmom.
Help ukratko
Help povezuje planiranje događanja sa samostalnom prijavom volontera. Organizacija upravlja događanjima; svako događanje sadrži dane i smjene.
- Volonteri otvaraju poveznicu događanja, biraju slobodnu smjenu i unose kontaktne podatke.
- Organizatori stvaraju dane, termine i kapacitete te dijele stranicu za prijavu.
- Potvrde, podsjetnici, popisi volontera i izvoz u Excel olakšavaju pripremu.
Prije početka
Za volontiranje kreni od poveznice odgovarajućeg događaja. Za organizaciju prijavi se i provjeri aktivnu organizaciju i ovlasti. Prijava za smjenu, korisnički račun i organizacija različite su stvari.
Struktura je organizacija → događaj → datum → smjena → prijava. Razdoblje događaja ne stvara datume ni smjene. Datum bez smjena nema zadataka za prijavu.
Konkretan primjer
Za proslavu napravi događaj, zatim 14. studenoga, pa “Priprema 09:00–12:00” sa šest mjesta. Anna se prijavi: jedna prijava i pet slobodnih mjesta. “Prijem” ima vlastito vrijeme i kapacitet.
Radi ovim redom: organizacija → podaci događaja → datumi → smjene → pitanja i pristup → pregled → probna prijava → objava i dijeljenje.
Pronađi odgovarajuću smjenu
Počni s poveznicom ili QR kodom organizatora. Oni te vode izravno na pravo događanje.
- Pročitaj opis, mjesto i upute. Proširi željeni dan ako su njegove smjene skupljene.
- Usporedi zadatak, početak, završetak i popunjenost. 2 / 6 znači dva zauzeta i četiri slobodna mjesta. ∞ označava neograničen broj mjesta.
- Upotrijebi pretragu ili filtre organizatora. Ako su pune smjene skrivene, prikaži ih odgovarajućom opcijom.
- Otvori željenu smjenu i provjeri detalje i uvjete prije prijave.
Razumjeti postavke
Popunjenost se odnosi na smjenu ili odabrani termin. 2 / 6 znači dva zauzeta od šest mjesta. Kartice donošenja prikazuju obećane količine: pročitaj jedinicu.
Prazan prikaz ne znači da je sve puno. Pretraga, sklopljeni datumi, skrivene pune smjene ili neodabrani obvezni filtri mogu smanjiti popis.
Ako nešto ne radi
Nema smjena? Očisti pretragu, otvori datum i provjeri filtre i prikaz punih smjena, zatim poveznicu događaja.
Smjena je vidljiva, ali prijava blokirana? Pročitaj poruku. Možda su potrebni prijava, grupa/uloga, preduvjeti ili dodjela administratora. Filtar ne zamjenjuje članstvo. Obrati se organizatoru.
Prijavi se za smjenu
Prijava je tvoje obećanje da ćeš pomoći na događanju. Račun trebaš samo ako ga organizator ili smjena zahtijeva.
- Klikni gumb za prijavu na slobodnoj smjeni.
- Unesi ime, prezime i valjanu adresu e-pošte. Dodaj broj mobitela ako je potreban.
- Odgovori na dodatna pitanja. Neka polja ovise o odabranim smjenama; ispuni sva vidljiva obavezna polja.
- Provjeri podatke i potvrdi. Pričekaj poruku o uspjehu, a zatim provjeri e-poštu.
Provjeri rezultat
Unesi svoje kontakte i pažljivo provjeri e-adresu. Služi za potvrde i podsjetnike. Ispravi označena polja prije ponovnog slanja.
Mjesto je potvrđeno tek uspješnim spremanjem. Sam odabir nije potvrda. Ako rezultat nije jasan, izbjegni višestruko slanje: provjeri poruku uspjeha ili pitaj organizatora je li prijava spremljena.
Ako nešto ne radi
Već prijavljen? Ista e-adresa ne može dvaput rezervirati istu smjenu. Ne stvaraj duplikat drugom adresom; zatraži izmjenu.
Nedostaje obvezno polje? Provjeri nova pitanja i obvezne kućice. Promjena smjene može promijeniti pitanja. Smjena puna? Odaberi drugu ili kontaktiraj organizatora.
Više smjena i donošenje stvari
Help podržava više vrsta obveza: više vremenskih smjena odjednom ili određenu količinu stvari koje donosiš.
- Ako su višestruke prijave omogućene, prijeđi na taj prikaz i odaberi željene smjene.
- Ispuni zajednički obrazac i potvrdi. Provjeri preklapanja termina i poruke; jesu li dopuštena ovisi o događanju.
- Za smjene donošenja stvari koristi pojedinačnu prijavu. Unesi primjerice dva kolača te provjeri vrijeme dostave, jedinicu i najveću količinu.
- Odgovori na posebna pitanja, poput vrste kolača. Te smjene nisu dostupne u višestrukom prikazu.
Konkretan primjer
Anna u višestrukom prikazu odabire pripremu i prijem u subotu te ispunjava zajednički obrazac. Postavka događaja određuje smiju li se termini preklapati. Provjeri rezultat i spremljene prijave.
Dvije torte su količina, ne dva mjesta. Otvori pojedinu smjenu donošenja i provjeri vrijeme, jedinicu, količinu i pitanja.
Ako nešto ne radi
Nema višestrukog prikaza? Mora biti uključen za događaj. Smjena donošenja ne pojavljuje se ondje? Koristi pojedinačnu prijavu.
Pitanje nestaje nakon izmjene? Uvjet možda više nije ispunjen. Provjeri konačan odabir. Pogreške količine odnose se na dostupne jedinice, ne na osobe koje dolaze s tobom.
Potvrda, kalendar i promjene
Nakon uspješne prijave dobivaš e-poštu s detaljima smjene. Sačuvaj je.
- Provjeri događanje, datum, vrijeme i kontakte. Ako poruka nedostaje, provjeri neželjenu poštu.
- Uvezi privitak .ics u svoj kalendar za pojedinačni termin.
- Osobnom poveznicom u poruci pretplati se na kalendar svojih smjena. Promjene se prikazuju pri sljedećem osvježavanju kalendarske aplikacije.
- Za promjenu ili otkazivanje obveze obrati se organizatoru putem kontakata događanja i poštuj njegova pravila.
Razumjeti postavke
Datoteka .ics uvozi jedan termin. Pretplata povezuje tvoj osobni kalendar smjena. Uvezena datoteka možda se neće ažurirati; pretplata se osvježava prema aplikaciji.
Provjeri datum, vrijeme i zonu. Unos u kalendar nije nova prijava. Brisanje iz kalendara ne otkazuje rezervaciju u Helpu: kontaktiraj organizatora.
Ako nešto ne radi
Nema potvrde? Provjeri neželjenu poštu i korištenu adresu. Ako je spremanje uspjelo, nemoj se odmah ponovno prijaviti: organizator može provjeriti.
Kalendar zastario? Provjeri uvoz ili pretplatu te osvježi aplikaciju. Ponovljeni uvoz može stvoriti duplikate. Koristi jednu metodu po zadatku.
Stvori račun i prijavi se
Stvori račun za upravljanje svojom organizacijom i događanjima. Za jednostavnu volontersku prijavu može biti dovoljna poveznica događanja.
- Na početnoj stranici odaberi «Stvori prvo događanje». Unesi ime, e-poštu, organizaciju i identifikator prikladan za URL.
- Odaberi i potvrdi sigurnu lozinku. Slijedi upute za potvrdu e-pošte ako je potrebna.
- Prijavi se svojim pristupnim podacima. Stranica nudi i vanjske pružatelje prijave koji su ondje prikazani.
- Ako zaboraviš lozinku, odaberi «Zaboravljena lozinka?», zatraži poruku i postavi novu lozinku putem poveznice.
Prije početka
Ako organizacija već postoji, zatraži pristup od administratora. Nemoj stvarati novu zbog izbornika koji nedostaje. Provjeri organizaciju nakon prijave.
Prijava za smjenu nije administratorski račun. Planiranje zahtijeva ovlasti. Adresa za račun nije automatski mjesto događaja.
Ako nešto ne radi
Zaboravljena lozinka? Zatraži reset na adresu računa. Koristi aktualnu poveznicu. Ako je istekla ili korištena, zatraži novu.
Prijava radi, ali nema upravljanja? Provjeri organizaciju i ovlasti s administratorom. Nema poruke potvrde? Provjeri adresu, spam i upute aplikacije. Ne dijeli lozinke ili osobne poveznice.
Stvori prvo događanje
U odjeljku «Događanja» upravljaš događanjima organizacije. Počni jasnim nazivom, mjestom i opisom za volontere.
- Stvori događanje i unesi naziv, mjesto i kontaktnu e-poštu. Dodaj razdoblje, opis i po želji sliku.
- Provjeri vidljivost i javnu dostupnost. Odluči jesu li dopuštene prijave bez računa i javni prikaz imena.
- Odaberi pojedinačnu ili višestruku prijavu i željeni prikaz. Uključi filtre ako ih želiš koristiti.
- Spremi događanje. Otvori ga za dodavanje dana i smjena, a zatim provjeri pretpregled.
Razumjeti postavke
| Polje / opcija | Značenje i učinak |
|---|---|
| Naziv događaja | Naziv tvog događaja (npr. "Izrada svijeća 2024") |
| Lokacija događaja | Potpuna adresa lokacije događaja |
| E-mail pošiljatelja | Kontaktna adresa za pitanja i potvrde; ne određuje automatski tehničku domenu slanja. |
| Tekst e-maila | Tekst potvrdnog e-maila s rezerviranim mjestima |
| Događaj vidljiv | Je li događaj vidljiv korisnicima |
| Javno vidljiv | Je li događaj dostupan bez specifičnog linka |
| Prijava bez prijave | Mogu li se korisnici prijaviti bez prijave u sustav |
| Prikaži prijave javno | Jesu li imena prijavljenih korisnika vidljiva |
| Datum početka i završetka | razdoblje događaja (puni ##event_date##/##event_end_date##) |
| Opis | prikazuje se na javnoj stranici za prijavu |
| Slika | naslovna slika javne stranice za prijavu |
| Lokacija | položaj na karti za adresu |
| Omogući filtere | Prikazuju li se filteri tijekom prijave |
| Višestruka prijava | pomoćnici mogu rezervirati više smjena u jednom koraku |
| Sakrij pune smjene | pune smjene su prema zadanim postavkama skrivene na javnoj stranici |
| Dopusti preklapanje smjena | pomoćnici se mogu prijaviti na smjene koje se vremenski preklapaju |
| Način prikaza | izgled javnog plana smjena (npr. popis ili mreža) |
Konkretan primjer
Za otvorene prijave: događaj vidljiv i prijava bez prijavljivanja u račun. Imena prikazuj samo ako želiš javni popis. Zasebno odredi javnu dostupnost. Poveznica koja nije na popisu nije zaštita lozinkom.
Za 14.–15. studenoga napravi oba datuma nakon postavljanja razdoblja. Opiši zadatke, mjesto okupljanja, stvari i kontakt, pa spremi i pregledaj.
Ako nešto ne radi
Događaj nije javno vidljiv? Provjeri vidljivost/objavu, poveznicu te vidljive datume i smjene. Prošli događaji mogu biti pod “Prošli događaji”.
Nedostaje radnja? Otvori “Dodatne radnje” ili ⋯. Ikone ovise o osobnim postavkama. Prilagodba ikona ne mijenja ovlasti.
Dani, smjene i kapaciteti
Struktura je Događanje → Dan → Smjena. Svaki zadatak pripada pravom datumu.
- Otvori događanje i dodaj dane s datumom i neobaveznom napomenom. Odaberi dan za uređivanje smjena.
- Stvori vremensku smjenu sa zadatkom, početkom, završetkom i brojem mjesta. Mogući su neograničeni broj mjesta, opis i isticanje.
- U izborniku za dodavanje stvori smjenu donošenja stvari s vremenom dostave, kapacitetom količine i jedinicom.
- Kopiraj postojeće dane ili smjene za slične zadatke. Koristi skupno uređivanje i zatim provjeri termine i kapacitete.
Postavi datum
| Polje / opcija | Značenje i učinak |
|---|---|
| Datum | Odabrani datum (dan.mjesec.godina) |
| Napomena | Neobavezan opis ili napomena za ovaj dan |
| Excel identifikator | Kratki identifikator za ovaj datum, koristi se kao dio rezerviranih mjesta u Excel predlošcima (npr. "Day1", "Mon", "First") |
Postavi smjenu
| Polje / opcija | Značenje i učinak |
|---|---|
| Naziv smjene | Oznaka smjene (npr. "Jutarnja smjena") |
| Opis | Detaljne informacije o smjeni |
| Početak | Početak smjene (HH:mm) |
| Kraj | Kraj smjene (HH:mm) |
| Excel identifikator | Kratki identifikator za ovu smjenu, koristi se kao dio rezerviranih mjesta u Excel predlošcima (npr. "Setup", "Cleanup", "Bar", "Cashier") |
| Samo administratorska dodjela | Samo administratori mogu dodjeljivati pomoćnike |
| Samo autentificirani korisnici | Prijava moguća samo s prijavom u sustav |
Konkretan primjer
Primjer pripreme: 09:00–12:00, šest ukupnih mjesta, “Okupljanje na ulazu, ponesi rukavice”, identifikator Aufbau. Kapacitet je ukupni broj, ne slobodna mjesta. Neograničeno koristi samo kad ne treba granica.
Prijem može imati više termina, svaki sa svojim vremenom, kapacitetom, prijavama i identifikatorom. Vrijeme dolaska ne smije biti nakon početka.
Nakon kopiranja ili skupne izmjene provjeri datume, termine, mjesta, pristup i identifikatore. Kopija događaja omogućuje odabir povezanih elemenata: pročitaj opcije.
Ako nešto ne radi
Datum spremljen, ali nema prijava? Otvori ga i napravi smjene. Provjeri svaki termin. Početak nakon završetka? Ispravi ista ili obrnuta vremena.
Smjena nedostaje? Provjeri skriven datum/smjenu, pretragu, mjesta i obvezne filtre. Grupe i uloge mogu blokirati vidljivu smjenu. Samo admin sprječava samostalnu prijavu.
Prije brisanja provjeri prijave i potvrdu. Nemoj brisati smjenu radi premještanja osobe. Kod istodobnih izmjena ponovno učitaj podatke.
Preduvjeti: prvo popuni drugu smjenu
Preduvjet može zahtijevati minimalni broj prijava u drugoj smjeni. Primjer: Dodatni tim pojavljuje se kad Priprema ima četiri prijave. To je uvjet plana, ne osobna kvalifikacija.
Ako nedostaje, provjeri povezanu smjenu i popunjenost. Provjeri ovisne uvjete prije brisanja.
Filtri i dodatna pitanja
Filtri pomažu pronaći zadatke. Prilagođena polja prikupljaju podatke potrebne za organizaciju.
- U odjeljku «Filtri» stvori korisne opcije, primjerice područja ili zadatke. Dodijeli ih odgovarajućim smjenama.
- Uključi filtre u događanju kako bi ih volonteri vidjeli na javnom rasporedu.
- Dodaj prilagođena polja putem radnji događanja. Odaberi vrstu polja i odredi je li odgovor obavezan.
- Skupovi smjena i uvjeti mogu prikazivati pitanja samo za određene kombinacije. Provjeri rezultat u pretpregledu prijave.
Konkretan primjer
Primjer filtra: napravi “Područje” s Priprema, Prijem i Kuhinja. Dodijeli vrijednosti smjenama i uključi filtre. Odaberi Kuhinja na javnoj stranici. Obvezne vrijednosti mogu skrivati smjene do odabira. Odabir nije provjereno članstvo.
Pitanje: “U kojem si klubu?”, kod Verein, tip Tekst. Za obrok koristi pojedinačni odabir Vegetarijansko i Meso. Obvezne neka budu samo nužne informacije.
Koji tip polja odabrati?
| Polje / opcija | Značenje i učinak |
|---|---|
| Tekst | Za slobodan unos teksta s opcionalnom regex provjerom |
| Broj | Za numerički unos s min/max rasponom |
| Datum | Za odabir datuma |
| Jednostruki odabir | Padajući izbornik s unaprijed definiranim opcijama |
| Višestruki odabir | Moguće odabrati više opcija |
| Potvrdni okvir | Da/ne odabir |
Kod, opcije i provjera
| Polje / opcija | Značenje i učinak |
|---|---|
| Kod | Jedinstveni identifikator (samo slova, brojevi, _ i -) |
| Promjena koda | Šifra se nakon spremanja više ne može promijeniti — umjesto toga preimenuj oznaku. |
| Obvezno | Polje mora biti popunjeno |
| Tekstualni uzorak | Za tekstualna polja (npr. format telefonskog broja) |
| Brojčani raspon | Za numerička polja |
| Min/max | Minimalna vrijednost ne može biti veća od maksimalne |
| Opcije | Potrebna je barem jedna opcija |
| Uvjeti | Dovrši ili ukloni svaki redak uvjeta prije spremanja (npr. filtar bez odabranih opcija). |
Skupovi smjena
Najprije grupiraj svoje smjene u imenovane skupove putem „Skupovi smjena". Svaki se skup provjerava na jedan od dva načina:
Barem jedna — osoba pripada skupu čim odabere barem jednu od njegovih smjena.
Sve — osoba pripada skupu samo ako odabere svaku njegovu smjenu.
Povezivanje skupova u pravilo
Otvori polje, uključi „Prikaži ovo polje samo pod uvjetima" i poveži svoje skupove logičkim operatorima:
I — svi uvjeti moraju biti ispunjeni.
ILI — barem jedan uvjet mora biti ispunjen.
NE — obrće uvjet (osoba ne smije biti u tom skupu).
Primjer: bon za ručak za volontere koji rade cijeli dan
Volontere koji su na dužnosti i ujutro i poslijepodne treba pitati što žele jesti:
Izradi skup „Jutro" s jutarnjim smjenama, provjeravan kao „Barem jedna".
Izradi skup „Poslijepodne" s poslijepodnevnim smjenama, provjeravan kao „Barem jedna".
Dodaj polje za odabir „Što želiš jesti?" s opcijama Vegetarijanski, S mesom, Sa štanda s hranom.
Na tom polju uključi uvjete i izgradi pravilo: „Jutro" I „Poslijepodne".
Pitanje se sada pojavljuje samo za volontere koji preuzimaju i jutarnju i poslijepodnevnu smjenu, a njihov je odgovor uključen u izvješća o prijavama (Excel i popis na zaslonu).
Provjeri rezultat
Pitanje se određuje iz smjena koje osoba trenutačno ima, uključujući ranije prijave. Ako tek kasnija promjena druge prijave dovrši odgovarajuću kombinaciju, ta se osoba ne pita automatski ponovno.
Testiraj samo jutro, samo poslijepodne, oboje i ništa. Provjeri nedostajući obvezni odgovor i promjenu odabira. Bez uvjeta polje je uvijek vidljivo; obvezno ne čini uvjetno skriveno polje vidljivim.
Ako nešto ne radi
Filtar nedostaje? Provjeri uključenost i vrijednosti. Smjena nedostaje nakon odabira? Provjeri dodijeljene vrijednosti. Pitanje nedostaje? Provjeri uvjete, skupove i izbor.
Spremanje nije moguće? Kod mora biti jedinstven, odabiri trebaju opcije, minimum ≤ maksimum i uvjeti potpuni. Za običan tekst ostavi regex praznim; ako ga koristiš, testiraj prihvaćen i odbijen unos.
Opcije: ključevi i natpisi
Opcije imaju stabilan ključ i vidljiv natpis: veg / Vegetarijansko. Ispuni prijevode i testiraj jezike. Zadana vrijednost je unaprijed ispunjen odgovor, ne obveza.
Odabir korisnika razlikuje se od slobodnog imena. Vlastite vrijednosti, pretraga i CSV uvoz ovise o tipu. Odaberi stupce ključa/natpisa i pravi razdjelnik; provjeri nedostajuće ili dvostruke opcije.
Korisnici, grupe i uloge
Članstvo i ovlasti pripadaju svakoj organizaciji zasebno. Grupe strukturiraju tim; uloge mogu odrediti uvjete za smjene.
- Upravljaj članovima u upravljanju korisnicima i dodijeli im odgovarajuće grupe i uloge.
- Po potrebi ograniči smjenu na grupe ili uloge. Provjeri mogu li se predviđene osobe prijaviti.
- Administrativne ovlasti daj samo osobama koje trebaju upravljati organizacijom i podacima.
- Profil koristi za osobne podatke, a postavke organizacije za izgled i kontakte.
Razumjeti postavke
Razlikuj organizaciju, grupu i ulogu. Organizacija je područje upravljanja. Grupa okuplja osobe, primjerice Kuhinjski tim. Uloga opisuje funkciju ili ovlast; ne daje automatski administratorske ovlasti.
Za ograničene smjene provjeri dodjelu u pravoj organizaciji. Naziv smjene ili filtar Kuhinja ne dodjeljuje članstvo. Smjena može ostati vidljiva, ali bez prijave.
Provjeri rezultat
Testiraj s ovlaštenom i neovlaštenom osobom. Vidljivost i mogućnost prijave provjeri odvojeno. Sam administratorski pregled nije dovoljan.
Ako nedostaje upravljanje, provjeri organizaciju i ulogu. Ovlasti mijenjaj u upravljanju korisnicima. Nemoj uklanjati sva prava samo radi testa.
Pomoć: grupe
Grupe ograničavaju tko se može prijaviti na određene smjene i mogu objediniti uloge za svoje članove.
Smjenu s obaveznom grupom mogu rezervirati samo članovi te grupe.
Članove dodjeljuješ grupi u upravljanju korisnicima.
Obaveznu grupu odabireš u obrascu smjene (uredi smjenu).
Uloge grupe vrijede za sve njezine članove.
Kreiranje uloga
Klikni "Dodaj" za kreiranje nove uloge. Unesi naziv, jedinstveni kod i opcionalno opis. Odaberi željene dozvole.
Tipovi uloga
Postoje dva glavna tipa dozvola: "Upravljanje događajima" omogućuje uređivanje dodijeljenih događaja. "Pristup smjenama" omogućuje registraciju za zaštićene smjene.
Dodjeljivanje uloga
Uloge se mogu dodijeliti korisnicima u upravljanju korisnicima. Za događaje definiraš koje uloge njima mogu upravljati. Za smjene možeš odrediti koje uloge se smiju registrirati.
Adresa za račune
Adresa za račune i porezni podaci pojavljuju se na računima pretplate.
Samo administratori organizacije vide i uređuju ovaj odjeljak.
Brendiranje
Prilagodi logotip i boje teme javnih stranica svoje organizacije.
Brendiranje zahtijeva pretplatni plan koji ga uključuje – inače se prikazuje obavijest o nadogradnji.
Provjera prije objave
Probni postupak otkriva pogreške prije stvarnih prijava.
Prije dijeljenja: cjelovita provjera
1. Provjeri naziv, opis, lokaciju i kontakt; razlikuj adresu računa i događaja. 2. Provjeri datume, termine, početak prije završetka, dolazak, mjesta i jedinice. 3. Provjeri vidljivost, prijavu, grupe/uloge, dodjelu admina i preduvjete.
4. Provjeri obvezna polja, opcije, uvjete i jezike. 5. Prijavi vlastite probne podatke, provjeri uspjeh i rezervaciju, zatim e-poštu i kalendar. Nakon toga ukloni probnu prijavu kroz upravljanje.
6. Provjeri najdulji Excel popis, termine, odgovore, količine i zapis. 7. Provjeri javnu stranicu bez admin prijave, QR drugim uređajem i privatnost/istek. Zatim podijeli poveznicu.
Pretpregled, poveznica i QR kod
Podijeli stranicu prijave nakon provjere dana, smjena i postavki.
- Otvori pretpregled i provjeri termine, slobodna mjesta, opis i pitanja iz perspektive volontera.
- Kopiraj poveznicu putem «Podijeli» ili ikone poveznice. Pošalji je željenim kanalom ili objavi na svojoj stranici.
- Preuzmi QR kod putem radnji događanja za plakat ili letak.
- Za dijeljenje popisa volontera koristi zasebnu funkciju. Pažljivo odaberi datum, smjene, istek i vidljive podatke.
Provjeri rezultat
Prije dijeljenja u privatnom prozoru provjeri organizaciju, događaj, datume, zadatke, vremena, mjesta, pitanja i potrebu prijave bez admin sesije. Za uloge testiraj i ovlašteno članstvo.
Skeniraj QR drugim uređajem prije ispisa. Provjeri odredište i događaj te napisanu poveznicu. Ne ispisuj adresu upravljanja.
Što je podijeljena poveznica?
Generirana poveznica prikazuje javni popis pomoćnika (samo za čitanje) za odabrani datum i smjene. Svatko s poveznicom može otvoriti stranicu bez prijave.
Privatnost i anonimizacija
Popis prikazuje imena prijavljenih pomoćnika. E-mail i telefon prikazuju se samo ako isključiš anonimizaciju. Odgovori na prilagođena polja prikazuju se samo ako ih uključiš.
Valjanost poveznice
Poveznica radi do odabranog datuma isteka (zadano: 30 dana). Nakon toga posjetitelji vide poruku o pogrešci i moraš izraditi novu poveznicu.
Excel privitak
Opcionalno se e-pošti prilaže Excel datoteka popisa – u standardnom formatu ili na temelju jednog od tvojih Excel predložaka.
Slanje e-poštom
Poveznicu možeš poslati izravno e-poštom: pojedinim primateljima ili svim prijavljenim pomoćnicima. Tekst možeš urediti prije slanja.
Ako nešto ne radi
Poveznica popisa nevaljana ili istekla? Napravi ili zatraži novu. Poveznica prijave nije zamjena za popis.
Previše podataka? Provjeri anonimizaciju i vidljiva polja. Skriveni kontakti ne znače automatski skrivena imena. Pregledaj stvorenu stranicu.
Upravljaj prijavama
Administracija daje pregled popunjenosti i obveza volontera.
- Otvori događanje i provjeri zauzeta i slobodna mjesta. Odaberi odgovarajući dan i smjenu.
- Upotrijebi «Volonteri» u radnjama događanja ili gumb volontera na zauzetoj smjeni za pristup prijavama.
- Provjeri kontakte i odgovore na prilagođena pitanja. Dogovori promjene s dotičnom osobom prije uređivanja prijave.
- Koristi obavještavanje volontera za pripremu ciljanih poruka. Provjeri primatelje i sadržaj prije slanja; povijest pregledaj u upravljanju e-poštom.
Prije početka
Kreni od događaj → datum → smjena/termin. Provjeri datum, vrijeme i kontakte, ne samo ime. Odgovori pripadaju prijavi.
Popis kontakata nije nužno popis rezervacija. Osoba može imati više zadataka i jedan objedinjeni redak. Za kapacitet provjeri konkretnu smjenu.
Provjeri rezultat
Nakon izmjene provjeri prijavu i mjesta. Ponovno učitaj kod sukoba. Za otkaz ili premještaj provjeri komunikaciju: izmjena ne dokazuje da je osoba obaviještena.
Provjeri primatelje prema događaju, datumu ili smjenama. Novi skup za pripremu ne mora se odnositi na kuhinju. Navedi datum, zadatak, novost i kontakt.
Ako nešto ne radi
Popunjenost čudna? Provjeri termine, višestruke rezervacije i jedinice. Usporedi popis smjene s kapacitetom, ne ukupne kontakte.
Uvoz/izvoz? Uvoz/izvoz događaja prenosi plan u odgovarajućem formatu. Excel stvara dokument. Nemoj uvoziti Excel popis kao događaj. Provjeri opcije i rezultat prije dijeljenja.
E-pošta i podsjetnici
Help šalje potvrde prijave i može podsjetiti volontere prije smjene. Organizacijski tim uređuje sadržaj i podsjetnike.
- Postavi kontaktnu adresu i tekst potvrde u događanju. Koristi ponuđene zamjenske oznake za imena, smjene i detalje.
- Provjeri pretpregled kako bi tekst i oblikovanje bili jasni.
- Postavi podsjetnike događanja. Mogu zamijeniti postavke organizacije ili isključiti podsjetnike.
- U upravljanju e-poštom provjeri status slanja ako ti je taj izbornik dostupan.
Podsjetnici
Prijavljeni pomoćnici automatski primaju e-poštu s podsjetnikom prije svoje smjene. Postavka vrijedi po događaju i nadjačava postavku organizacije (zadano: 3 dana prije). Podsjetnici se mogu i isključiti po događaju.
Pregled oznaka e-pošte
| Polje / opcija | Značenje i učinak |
|---|---|
##firstname## | Ime pomoćnika |
##lastname## | Prezime pomoćnika |
##shift_date## | Datum smjene |
##shift_start## | Početak smjene |
##shift_end## | Kraj smjene |
##shift_name## | Naziv smjene |
##event_name## | Naziv događaja |
##event_address## | Adresa događaja |
##event_mailfrom## | Kontakt e-mail događaja |
##event_date## | Datum događaja |
##event_end_date## | Završni datum događaja |
##shift_arrival_row## | Redak s vremenom dolaska (samo ako smjena ima vrijeme dolaska) |
##shift_bring_row## | Redak s donesenom količinom (samo smjene „donijeti“) |
##custom_fields_rows## | Redci s odgovorima na prilagođena polja |
##bring_custom_fields_rows## | Redci s odgovorima na polja „donijeti“ (samo smjene „donijeti“) |
Konkretan primjer
Primjer: “Bok ##firstname##, hvala za prijavu za ##shift_name## dana ##shift_date## od ##shift_start## do ##shift_end##. Okupljanje: ##event_address##. Pitanja: ##event_mailfrom##.” Kopiraj točno i provjeri pregled.
Oznake cijelih redaka mogu nestati kad nema podataka. Excel oznake s _ nisu oznake e-pošte. Ispuni svaki ponuđeni jezik.
Ako nešto ne radi
Nema podsjetnika? Provjeri prijavu, postavke događaja i organizacije. Izričito isključivanje događaja nije poništeno postavkama organizacije. Provjeri adresu, spam i status.
Oznaka ostaje? Kopiraj podržanu ##…## i provjeri pregled. Prazne vrijednosti mogu biti zbog nedostajućih podataka. Status ne dokazuje čitanje.
Izvoz u Excel i vlastiti predlošci
Izvezi rasporede i popise za pripremu događanja. Za ponavljajući izgled koristi vlastite .xlsx predloške.
- Odaberi radnju izvoza za preuzimanje rasporeda ili popisa volontera.
- Otvori «Predlošci» u radnjama i prenesi .xlsx datoteku sa zamjenskim oznakama.
- Koristi _EventName za jednu vrijednost ili _RegistrationList samu u ćeliji za automatski popis kontakata. Primjeri objašnjavaju popise po smjeni.
- Točno uskladi Excel identifikatore dana i smjena s predloškom. Preuzmi popunjenu datoteku i provjeri je prije dijeljenja.
Prije početka: što ide u datoteku?
Koristi običnu .xlsx radnu knjigu. Samostalno oblikuj listove, naslove, boje, širine i područja ispisa. Help zamjenjuje tekstualne oznake trenutačnim podacima. Oznaka počinje podvlakom. Nemoj dodavati = ni vitičaste zagrade.
U Excel unesi natpise i oznake. Imena, e-adrese i odgovore ne trebaš prepisivati. Najprije u Helpu postavi datume, smjene i pitanja. Excel identifikatori povezuju te podatke s ćelijama.
Primjeri koriste izmišljene podatke: datum Tag1, smjenu Aufbau, volontere Anna Keller i Luca Meier te pitanje s kodom Verein. Zamijeni identifikatore onima svojeg događaja.
Najprije odaberi vrstu rezultata
Tri slična oblika imaju različite učinke. Za prvi test napravi naslovnicu i popis kontakata na zasebnom listu.
| Cilj | Unos u ćeliju | Rezultat |
|---|---|---|
| Jedan podatak događaja | _EventName | Jedna ćelija: naziv događaja |
| Jedna određena prijava | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Jedna ćelija: ime prijave 1 |
| Sve prijave smjene | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Više redaka od ove ćelije |
| Automatska tablica kontakata | _RegistrationList | Zaglavlja i osobe; više redaka i stupaca |
1. Postavi identifikatore u Helpu
Uredi datum i postavi Excel identifikator Tag1. Za smjenu postavi Aufbau. Vidljivi naslov nije identifikator. Za dodatno pitanje koristi kod polja, a ne tekst pitanja.
Odaberi slova i brojke bez razmaka, dijakritičkih znakova ili podvlaka: Tag1, Aufbau, Empfang, Verein. Kopiraj ih točno. Podvlake već razdvajaju dijelove oznake.
Za smjene istog datuma koristi različite identifikatore. Ponavljanje može objediniti prijave. Automatski identifikatori Date_20261114 i Shift_0900 manje su praktični; preporučuju se kratki, izričito postavljeni identifikatori.
2. Primjer: jednostavna naslovnica
Napravi list “Pregled”. Svaki redak opisuje jednu Excel ćeliju. Natpise unesi u stupac A. Pojedinačne vrijednosti mogu biti dio teksta.
| Ćelija | U predlošku | Nakon izvoza (primjer) |
|---|---|---|
| B2 | _EventName | Vereinsfest |
| B3 | _EventAddress | Demoweg 1, 8400 Winterthur |
| B5 | _Tag1_Date | 14.11.2026* |
| B6 | _Tag1_Description | Samstag |
| B8 | _Tag1_Aufbau_Time | 09:00 - 12:00 |
| B9 | _Tag1_Aufbau_Seats | 6 |
| B10 | _Tag1_Aufbau_RegistrationCount | 2 |
Kako čitati kapacitet i datum
Seats je ukupni kapacitet, a ne broj slobodnih mjesta. Ovdje: 6 mjesta i 2 prijave ostavljaju 4 mjesta. RegistrationCount broji prijave, ne donesene predmete. Vrijednosti smjene objedinjuju više termina. *Format datuma ovisi o jeziku izvoza.
3. Primjer: automatski popis kontakata
Napravi prazan list “Kontakti”. U A1 upiši samo _RegistrationList. Ostavi prazne ćelije desno i ispod, uključujući zaglavlja: Help stvara cijelu tablicu od A1.
Standardni stupci su broj, prezime, ime, e-adresa i telefon. Pitanja s odgovorima mogu dodati stupce. Datum, smjena, radno vrijeme i donesena količina nisu standardni stupci.
Ukupni popis je abecedni i objedinjuje prijave po prezimenu i imenu. Više smjena istog imena postaje jedan redak; i različite osobe istog imena mogu se spojiti. Za raspored koristi popise po smjeni.
| Redak | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Br. | Prezime | Ime | E-adresa | Telefon |
| 2 | 1 | Keller | Anna | anna@example.org | |
| 3 | 2 | Meier | Luca | luca@example.org |
4. Primjer: popis smjene s vlastitim stupcima
Napravi list “Aufbau”. U A4:D4 upiši Prezime, Ime, E-adresa i Klub. Svaku oznaku ispod unesi samo jednom u redak 5, bez broja prijave.
Prva osoba pojavljuje se u retku 5, druga u retku 6, poredane po prezimenu i imenu. Svi stupci moraju početi u istom retku s istim prefiksom datuma/smjene. Pitanje Verein mora postojati s tim kodom; neodgovorene vrijednosti ostaju prazne.
Rezerviraj i oblikuj dovoljno redaka. Help ne umeće retke radi pomicanja kasnijeg sadržaja. Druga oznaka popisa u istom stupcu ograničava ispis i može izostaviti osobe. Običan naslov može biti prepisan. Najjednostavnije je jedan list po smjeni.
| Ćelija | U predlošku | Nakon izvoza (primjer) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Lastname | Keller |
| B5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Anna |
| C5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Email | anna@example.org |
| D5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Turnverein |
| A6 | Ostavi prazno | Meier |
| B6 | Ostavi prazno | Luca |
| C6 | Ostavi prazno | luca@example.org |
| D6 | Ostavi prazno | Musikverein |
5. Primjer: fiksne ćelije za pojedine prijave
Za fiksna polja dodaj broj iza Registration. Svaka ćelija vraća jednu prijavu. Brojevi su položaji u izvozu, a ne trajni ID-jevi ili brojevi mjesta. Redoslijed može biti drukčiji od abecednog popisa. Nemoj miješati numerirane i automatske stupce osoba.
| Ćelija | U predlošku | Nakon izvoza (primjer) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Anna* |
| C2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Lastname | Keller* |
| B3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Firstname | Luca* |
| C3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Lastname | Meier* |
| D2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Turnverein* |
6. Primjer: više termina
Za smjenu s više termina svakom postavi identifikator, primjerice Morgen i Mittag. Unesi ga između smjene i Registration. Bez identifikatora termina popis obuhvaća aktivne prijave svih termina. *Numerirani primjeri pretpostavljaju prikazani redoslijed prijava.
Za odvojene popise termina ovdje koristi fiksne numerirane ćelije. Automatsko proširenje s dodatnim identifikatorom termina nije pouzdano; koristi ga samo na razini datum + smjena. Predvidi dovoljno numeriranih ćelija za kapacitet termina.
| Ćelija | U predlošku | Nakon izvoza (primjer) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Firstname | Anna* |
| B5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Lastname | Keller* |
| A6 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_2_Firstname | Luca* |
| A15 | _Tag1_Empfang_Mittag_Registration_1_Firstname | Luca* |
7. Primjer: što donijeti i količine
Za smjenu donošenja s identifikatorom Kuchen, Bring može vratiti “2 Kuchen”. Quantity daje količinu bez naziva. BringMax je postavljeni maksimum, ne preostala količina. Numerirane vrijednosti odnose se na prijavu 1. Za automatski stupac ukloni broj: _Tag1_Kuchen_Registration_Bring.
| Ćelija | U predlošku | Nakon izvoza (primjer) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Bring | 2 Kuchen |
| C2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Quantity | 2 |
| B4 | _Tag1_Kuchen_BringMax | 20 |
| B5 | _Tag1_Kuchen_RegistrationCount | 3 |
| B6 | _Tag1_Kuchen_Quantities | 2, 1, 3 |
Pregled oznaka
Ovaj pregled vrijedi za izvoz događaja s odabranim predloškom. Zamijeni Tag1, Aufbau, Morgen i Verein svojim identifikatorima. Name sam može biti dvosmislen; za osobe koristi Registration_Name. Fiksne naslove smjena upiši izravno.
| Oznaka | Značenje |
|---|---|
_EventName | Naziv događaja |
_EventAddress | Adresa događaja |
_Tag1_Date / _Tag1_DateFull | Kraći / puni datum |
_Tag1_Description | Opis datuma |
_Tag1_Aufbau_Description | Opis smjene |
_Tag1_Aufbau_Time | Vrijeme smjene |
_Tag1_Aufbau_Seats | Ukupni kapacitet |
_Tag1_Aufbau_RegistrationCount | Broj aktivnih prijava |
_Tag1_Aufbau_Registrations | Imena odvojena zarezima u jednoj ćeliji |
_Tag1_Aufbau_Registration_Name | Sve osobe: puna imena u redcima |
_Tag1_Aufbau_Registration_Firstname / Lastname / Email / Tel | Jedan stupac po podatku; zamijeni zadnji dio |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Jedno ime na položaju 1 |
_Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Stupac odgovora polja Verein |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Jedan odgovor na Verein |
_Tag1_Kuchen_Registration_Bring / Quantity | Tekst predmeta / količina u redcima |
_Tag1_Kuchen_BringMax | Maksimalna količina predmeta |
_Tag1_Kuchen_Brings / _Tag1_Kuchen_Quantities | Tekstovi / količine odvojeni zarezima |
_RegistrationList | Automatska tablica kontakata |
Napredno: imenovane ćelije
Možeš dodijeliti Excel naziv praznoj ciljnoj ćeliji. Odaberi B2, unesi _EventName u okvir naziva uz traku formule i potvrdi. U Formule → Upravitelj naziva provjeri referencu, primjerice Pregled!$B$2. Naziv nije zaglavlje stupca. Vidljive oznake lakše je provjeriti na početku. Koristi jednu metodu po ćeliji i popravi #REF! prije prijenosa. Popisi i dalje trebaju prazan prostor.
Prenesi i provjeri predložak
1. Sačuvaj izvorni prazni .xlsx predložak. Izvezena datoteka više nema oznake i nije novi predložak.
2. Prenesi ga u upravljanje predlošcima odgovarajućeg događaja. Pokreni Excel izvoz iz radnji događaja i odaberi predložak. Preuzimanje u upravljanju predlošcima koristi drukčiju obradu i ne provjerava ove primjere smjena.
3. Uključi zapis zamjena. Otvori .xlsx i dodatni _log.csv. Provjeri listove, ćelije, oznake, vrijednosti i upozorenja. Početak preuzimanja ne jamči potpunost.
4. Usporedi smjenu s barem dvije prijave: odgovaraju li imena i odgovori istom retku? Testiraj praznu smjenu, najdulji popis i sve termine. Provjeri pitanja, količine, prijelome i područje ispisa.
5. Za odrezane popise dodaj prazne retke izvornom predlošku i ponovi izvoz. U svojem demo događaju promijeni ime te provjeri koristi li novi izvoz aktualne podatke.
Česti problemi i rješenja
| Problem | Primjer / znak | Rješenje |
|---|---|---|
| Ćelija je prazna | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Email | Provjeri identifikatore, kod i postoji li vrijednost. Nepoznate oznake i nedostajuće vrijednosti mogu biti prazne. |
| Oznaka ostaje vidljiva | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Provjeri prefiks i način izvoza. Prazni ili neprepoznati popisi mogu ostati tekst. Pogledaj zapis. |
| Samo jedna osoba | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Ukloni broj i sljedeću podvlaku: _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname. |
| Imena i odgovori nisu poravnati | A5 / B6 | Započni sve stupce u istom retku s istim prefiksom; ne miješaj brojeve i popise. |
| Nedostaju osobe | TRUNCATED | Dodaj retke prije sljedećeg popisa; provjeri najdulju smjenu; koristi odvojene listove. |
| Tablica prepisuje sadržaj | _RegistrationList | Koristi prazan list bez drugih tablica, teksta ili spojenih ćelija desno i ispod. |
| Dvije smjene su spojene | Tag1 + Aufbau | Koristi različite identifikatore datuma, smjena i termina; ažuriraj oznake. |
| Neispravna referenca | #REF! | Ispravi referencu u Upravitelju naziva; spremi i ponovno prenesi. |
Riješi probleme
Odaberi simptom za provjere i ispravke.
Pomoć, izgled i ograničenja
Help nudi pomoć uz pojedini prikaz i vođene obilaske. Dostupno sučelje ovisi o ulozi, događanju i paketu.
- Koristi ikonu pomoći ili obilaska za upoznavanje polja i postupaka.
- Promijeni jezik u aplikaciji. Snimke u vodiču prikazuju njemačko sučelje; tekst je dostupan na pet jezika.
- Prebaci na svijetli ili tamni izgled. Na mobitelu je navigacija u izborniku ili pri dnu, ovisno o prikazu.
- Za veća događanja provjeri paket i korištenje. Dostupne količine i plaćena proširenja ovise o paketu.
- Koristi «Prijave problema» za prijavu poteškoće i praćenje napretka. Odaberi jasan naslov i opiši što se dogodilo.
Provjeri rezultat
Pretraga obuhvaća primjere i pogreške. Traži polje ili simptom: obvezno, filtar, termin, podsjetnik. Očisti pretragu za sva poglavlja. Klikni snimke za povećanje.
Ikona obilaska ponovno pokreće vodič prikaza. Pomoć objašnjava dijaloge. Pročitaj pogreške i provjeri polja. Promjena jezika ne prevodi automatski tvoj tekst događaja.
Ako nešto ne radi
Ograničenje plana ili količine? Provjeri korištenje i pretplatu. Proširenja mogu koštati: pročitaj uvjete. Preimenovanje smjene ne uklanja granicu.
Za prijavu problema navedi prikaz, korake, očekivano/stvarno i točnu pogrešku. Snimka pomaže: sakrij privatne kontakte. Za otkaz kontaktiraj organizatora.
Česta pitanja
Trebam li račun za volontiranje?
Samo ako organizator ili smjena zahtijeva prijavu. Inače unesi kontakte izravno u obrazac.
Zašto ne vidim svoju smjenu?
Provjeri datum, pretragu i filtre. Pune smjene mogu biti skrivene, a druge zahtijevaju grupu ili ulogu. Zatraži pravu poveznicu od organizatora.
Zašto nedostaje potvrda e-poštom?
Provjeri neželjenu poštu i adresu. Nemoj se odmah ponovno prijaviti. Pitaj organizatora postoji li tvoja prijava.
Mogu li rezervirati više smjena odjednom?
Ako je višestruka prijava uključena. Smjene donošenja stvari prijavljuju se pojedinačno; preklapanja ovise o postavkama.
Kako mogu otkazati?
Kontaktiraj organizatora putem podataka događanja i slijedi njegova pravila otkazivanja.
Zašto nema neke administrativne funkcije?
Trebaš odgovarajuće ovlasti u trenutačnoj organizaciji. Postavke i paket također mogu ograničiti funkcije.