Dein Weg durch Help.
Schichten finden, mithelfen und Veranstaltungen organisieren. Die Anleitung für Helferinnen, Helfer und Organisationsteams – Schritt für Schritt, mit Bildern.
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Help auf einen Blick
Help verbindet die Planung eines Events mit der selbstständigen Anmeldung der Helfer. Eine Organisation verwaltet Veranstaltungen; jede Veranstaltung enthält Tage und Schichten.
- Helfer öffnen den Veranstaltungslink, wählen eine freie Schicht und geben ihre Kontaktdaten ein.
- Organisatoren erstellen Tage, Zeitfenster und Kapazitäten und teilen die Anmeldeseite.
- Bestätigungen, Erinnerungen, Helferlisten und Excel-Exporte unterstützen die Vorbereitung.
Voraussetzungen und Orientierung
Du möchtest helfen? Du brauchst zuerst den Link zum richtigen Event. Du möchtest planen? Melde dich an und prüfe, dass du in der richtigen Organisation arbeitest und dort die notwendigen Rechte hast. Eine Helferanmeldung, ein Benutzerkonto und eine Organisation sind verschiedene Dinge.
Der Aufbau ist immer Organisation → Event → Tag → Schicht → Anmeldung. Ein Event-Zeitraum erzeugt noch keine Tage oder Schichten. Ein gespeicherter Tag ohne Schichten bietet noch keine Einsätze.
Konkretes Beispiel
Für ein Vereinsfest erstellst du ein Event «Vereinsfest», darin den Tag 14. November und darin «Aufbau 09:00–12:00» mit sechs Plätzen. Anna meldet sich an: Jetzt hat diese Schicht eine Anmeldung und fünf freie Plätze. Eine zweite Schicht «Empfang» hat ihre eigene Zeit und Kapazität.
Für den ersten Aufbau arbeite in dieser Reihenfolge: Organisation prüfen → Event-Stammdaten → Tage → Schichten → Fragen und Zugänge → Vorschau → Testanmeldung → Veröffentlichung und Link teilen.
Eine passende Schicht finden
Am einfachsten startest du mit dem Link oder QR-Code deines Veranstalters. Er führt dich direkt zum richtigen Event.
- Lies Beschreibung, Ort und Hinweise der Veranstaltung. Öffne den gewünschten Tag, wenn seine Schichten eingeklappt sind.
- Vergleiche Aufgabe, Start- und Endzeit und die Belegung. 2 / 6 bedeutet: zwei Plätze belegt, vier noch frei. ∞ steht für unbegrenzte Plätze.
- Nutze die Suche oder die vom Veranstalter eingerichteten Filter. Wenn volle Schichten ausgeblendet sind, kannst du sie über die entsprechende Option wieder anzeigen.
- Öffne die gewünschte Schicht und prüfe Details und Voraussetzungen, bevor du dich anmeldest.
Einstellungen verstehen
Die Belegung gehört zur konkreten Schicht beziehungsweise zum gewählten Zeitfenster. 2 / 6 bedeutet nicht «zwei freie Plätze», sondern zwei belegte von sechs. Bei Mitbringen zeigt die Karte zugesagte Mengen statt Helferplätze. Lies deshalb auch die Einheit.
Eine leere Ansicht bedeutet nicht automatisch, dass alles ausgebucht ist. Ein Suchbegriff, ein eingeklappter Tag, ausgeblendete volle Schichten oder noch nicht gewählte Pflichtfilter können die sichtbare Auswahl reduzieren.
Wenn etwas nicht funktioniert
Keine Schichten sichtbar? Lösche den Suchtext, klappe den Tag auf, prüfe die Filter und die Option für volle Schichten. Prüfe danach, ob du den richtigen Event-Link geöffnet hast.
Schicht sichtbar, Anmeldung gesperrt? Lies den Hinweis an der Schicht. Login, Gruppen-/Rollenzugehörigkeit, Voraussetzungen oder ausschliessliche Admin-Zuweisung können erforderlich sein. Filterauswahl ersetzt keine Mitgliedschaft. Der Veranstalter kann deine Berechtigung prüfen.
Für eine Schicht anmelden
Eine Schichtanmeldung ist deine Zusage, beim Event mitzuhelfen. Ein eigenes Konto ist nur nötig, wenn der Veranstalter oder die Schicht es verlangt.
- Klicke bei einer freien Schicht auf die Anmeldeschaltfläche.
- Gib Vorname, Nachname und eine gültige E-Mail-Adresse ein. Ergänze deine Mobilnummer, wenn sie verlangt wird.
- Beantworte zusätzliche Fragen. Je nach Schichtauswahl können weitere Felder erscheinen; fülle alle angezeigten Pflichtfelder aus.
- Prüfe die Angaben und bestätige die Anmeldung. Warte auf die Erfolgsmeldung und kontrolliere anschliessend deine E-Mails.
So prüfst du das Ergebnis
Trage deine eigenen Kontaktdaten ein und prüfe die E-Mail-Adresse besonders sorgfältig. Sie verbindet die Anmeldung mit Bestätigung und Erinnerungen. Eine rote Feldmeldung bezieht sich auf das jeweilige Feld: berichtige dieses, bevor du nochmals bestätigst.
Der Platz ist erst nach erfolgreichem Speichern zugesagt. Bleibt eine Fehlermeldung stehen, ist die Auswahl allein keine Bestätigung. Bei unklarer Rückmeldung nicht mehrfach rasch absenden: prüfe die Erfolgsmeldung und frage gegebenenfalls den Veranstalter nach der gespeicherten Anmeldung.
Wenn etwas nicht funktioniert
«Bereits angemeldet»? Dieselbe E-Mail-Adresse kann nicht nochmals für dieselbe Schicht gebucht werden. Verwende keine andere Adresse, um eine bestehende Zusage zu duplizieren; kläre eine Änderung mit dem Veranstalter.
«Pflichtfeld fehlt» trotz ausgefülltem Formular? Prüfe neu erschienene Zusatzfragen und verlangte Kontrollkästchen. Ändert sich deine Schichtauswahl, können sich auch die sichtbaren Fragen ändern. «Schicht voll»? Wähle eine andere freie Schicht oder frage den Veranstalter nach Alternativen.
Mehrere Schichten & Mitbringen
Help unterstützt verschiedene Arten von Zusagen: mehrere Zeitschichten in einem Schritt oder eine konkrete Menge, die du zum Event mitbringst.
- Wenn der Veranstalter Mehrfachanmeldungen aktiviert hat, wechsle in die entsprechende Ansicht und markiere die gewünschten Schichten.
- Fülle das gemeinsame Formular aus und bestätige die Auswahl. Achte auf Zeitüberschneidungen und die Hinweise der App; deren Zulässigkeit hängt vom Event ab.
- Für Mitbring-Schichten nutze die Einzelanmeldung. Gib beispielsweise zwei Kuchen an und beachte Abgabezeit, Einheit und maximale Menge.
- Beantworte mögliche Mitbring-Fragen, etwa zur Art des Kuchens. Mitbring-Schichten stehen nicht in der Mehrfachansicht zur Auswahl.
Konkretes Beispiel
Anna möchte am Samstag Aufbau und Empfang übernehmen. In der Mehrfachansicht wählt sie beide Schichten und füllt ein gemeinsames Formular aus. Überlappen die Zeiten, entscheidet die Event-Einstellung, ob die Kombination erlaubt ist. Prüfe die Rückmeldung und die tatsächlich gespeicherten Buchungen; die Auswahl allein genügt nicht.
Zwei Kuchen sind dagegen eine Mengen-Zusage, keine zwei Arbeitsplätze. Öffne dafür die einzelne Mitbring-Schicht, prüfe Abgabezeit und Einheit und gib die Menge sowie die verlangten Antworten ein.
Wenn etwas nicht funktioniert
Die Mehrfachansicht fehlt? Sie muss im Event freigeschaltet sein. Eine Mitbring-Schicht fehlt nur in dieser Ansicht? Das ist vorgesehen; nutze die Einzelanmeldung.
Eine Zusatzfrage verschwindet beim Abwählen einer Schicht? Die Bedingung ist möglicherweise nicht mehr erfüllt. Prüfe die endgültige Auswahl und beantworte die dann angezeigten Fragen. Eine Mengenmeldung bei Mitbringen bezieht sich auf die verfügbare Menge in der gewählten Einheit, nicht auf die Zahl deiner Begleitpersonen.
Bestätigung, Kalender & Änderungen
Nach einer erfolgreichen Anmeldung erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail mit den Details deiner Schicht. Bewahre sie auf.
- Prüfe Event, Datum, Zeit und Kontaktangaben. Schau auch im Spam-Ordner nach, falls die Nachricht fehlt.
- Importiere die .ics-Datei aus der E-Mail in deinen Kalender, wenn du den einzelnen Termin übernehmen möchtest.
- Über den persönlichen Abonnement-Link in der E-Mail kannst du deinen Schichtkalender abonnieren. Änderungen werden beim nächsten Abruf deiner Kalender-App übernommen.
- Wenn du deine Zusage ändern oder absagen musst, kontaktiere den Veranstalter und beachte dessen Regeln. Nutze seine Kontaktangaben in den Event-Details.
Einstellungen verstehen
Der .ics-Anhang übernimmt einen einzelnen Termin in deinen Kalender. Ein Abonnement bindet dagegen deinen persönlichen Schichtkalender ein. Beim Import einer Datei können spätere Änderungen unverändert bleiben; ein Abonnement fragt Änderungen periodisch ab. Die genaue Einrichtung und Aktualisierungszeit bestimmt deine Kalender-App.
Kontrolliere nach der Übernahme Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Ein Kalendereintrag ist keine zusätzliche Anmeldung. Bei einer Absage muss die Buchung in Help geklärt werden; blosses Löschen im eigenen Kalender sagt den Einsatz nicht ab.
Wenn etwas nicht funktioniert
Bestätigung fehlt? Prüfe Spam und den Posteingang der bei der Anmeldung verwendeten Adresse. Wenn eine Erfolgsmeldung erschien, melde dich nicht vorschnell erneut an: der Veranstalter kann die gespeicherte Buchung kontrollieren.
Kalender zeigt alte Daten? Prüfe, ob du nur eine Datei importiert oder wirklich abonniert hast, und aktualisiere in deiner Kalender-App. Doppelte Kalendereinträge können von wiederholten Dateiimporten stammen. Verwende für denselben Einsatz möglichst nur eine Kalender-Methode.
Konto erstellen & anmelden
Um eine eigene Organisation und ihre Events zu verwalten, erstellst du ein Konto. Für eine einfache Helferanmeldung kann der Veranstaltungslink genügen.
- Öffne die Startseite und wähle «Erstes Event erstellen». Trage Name, E-Mail-Adresse, Organisation und einen URL-freundlichen Identifier ein.
- Wähle ein sicheres Passwort und bestätige es. Folge den Hinweisen zur E-Mail-Bestätigung, falls eine Bestätigung verlangt wird.
- Melde dich anschliessend mit deinen Zugangsdaten an. Die Anmeldeseite bietet auch die dort angezeigten externen Anmeldeanbieter.
- Bei einem vergessenen Passwort wähle «Passwort vergessen?», fordere die E-Mail an und lege über den Link ein neues Passwort fest.
Voraussetzungen und Orientierung
Wenn deine Organisation bereits in Help existiert, kläre zuerst mit ihrem Administrator, wie du Zugang erhältst. Erstelle nicht nur wegen eines fehlenden Menüpunkts eine zweite Organisation. Kontrolliere nach dem Login den Organisationskontext.
Eine Registrierung für den Aufbau ist kein Administrationskonto. Für die Planung brauchst du ein Konto mit passenden Rechten. Die Rechnungsadresse gehört zur Organisation und ist nicht automatisch die Einsatzadresse des Events.
Wenn etwas nicht funktioniert
Passwort vergessen? Fordere den Reset an die Adresse deines Kontos an. Verwende den aktuellen Link und lege danach ein neues Passwort fest. Ein abgelaufener oder bereits verwendeter Link muss neu angefordert werden.
Login möglich, Verwaltung fehlt? Prüfe Organisation und Berechtigung mit dem Administrator. Registrierungsmail fehlt? Prüfe Schreibweise und Spam-Ordner sowie die Hinweise der App. Teile Passwort und persönliche Bestätigungslinks nicht mit deinem Team.
Dein erstes Event erstellen
In «Veranstaltungen» verwaltest du die Events deiner Organisation. Starte mit einem klaren Namen, einem Ort und einer Beschreibung für deine Helfer.
- Erstelle eine Veranstaltung und erfasse Name, Ort und Kontakt-E-Mail. Ergänze Zeitraum, Beschreibung und bei Bedarf ein Event-Bild.
- Prüfe Sichtbarkeit und öffentliche Auffindbarkeit. Entscheide, ob Anmeldungen ohne Login erlaubt sind und ob Namen öffentlich angezeigt werden dürfen.
- Wähle Einzel- oder Mehrfachanmeldung und die gewünschte Darstellung. Aktiviere Filter nur, wenn du sie tatsächlich verwenden möchtest.
- Speichere das Event. Öffne es, um seine Tage und Schichten einzurichten, und prüfe danach die Vorschau.
Einstellungen verstehen
| Feld / Option | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
| Veranstaltungsname | Der Name deiner Veranstaltung (z.B. "Kerzenziehen 2024") |
| Veranstaltungsort | Die vollständige Adresse des Veranstaltungsortes |
| Absender E-Mail | Kontaktadresse des Events für Rückfragen und Bestätigungstexte. Sie ist nicht automatisch eine frei wählbare technische Versanddomain. |
| E-Mail-Text | Der Text der Bestätigungsmail mit Platzhaltern |
| Veranstaltung sichtbar | Ob die Veranstaltung für Benutzer sichtbar ist |
| Öffentlich sichtbar | Ob die Veranstaltung ohne spezifischen Link zugänglich ist |
| Anmeldung ohne Login | Ob sich Benutzer ohne Anmeldung registrieren können |
| Anmeldungen öffentlich anzeigen | Ob Namen der Angemeldeten sichtbar sind |
| Start- und Enddatum | Zeitraum des Events (steuert die Platzhalter ##event_date##/##event_end_date##) |
| Beschreibung | erscheint auf der öffentlichen Anmeldeseite |
| Bild | Kopfbild der öffentlichen Anmeldeseite |
| Standort | Kartenposition für die Adresse |
| Filter aktivieren | Ob Filter bei der Anmeldung angezeigt werden |
| Mehrfachregistrierung | Helfer können mehrere Schichten in einem Schritt buchen |
| Volle Schichten ausblenden | volle Schichten werden auf der öffentlichen Seite standardmässig versteckt |
| Überlappende Schichten erlauben | Helfer dürfen sich für zeitlich überschneidende Schichten anmelden |
| Ansichtsmodus | Darstellung des öffentlichen Schichtplans (z.B. Liste oder Raster) |
Konkretes Beispiel
Für ein Fest mit frei zugänglicher Anmeldung: Event sichtbar, Zugang ohne Login erlauben, Namen öffentlich anzeigen nur bei bewusst gewünschter öffentlicher Namensliste. Entscheide separat, ob das Event öffentlich auffindbar sein soll. Für ein Event, das nur über deinen Link gefunden werden soll, prüfe die Option «Öffentlich sichtbar» entsprechend. Ein nicht öffentlich gelisteter Link ist kein Passwortschutz.
Setze den Zeitraum beispielsweise auf 14.–15. November. Lege danach tatsächlich zwei Tage an. Formuliere die Beschreibung aus Sicht der Helfer: Was ist zu tun, wo treffen wir uns, was ist mitzubringen und wen kontaktieren wir? Speichere und öffne die Vorschau.
Wenn etwas nicht funktioniert
Event fehlt in der öffentlichen Ansicht? Prüfe zuerst die Sichtbarkeit beziehungsweise Veröffentlichung des Events, dann den verwendeten Link, anschliessend sichtbare Tage und Schichten. Ein bereits vergangenes Event kann in der Verwaltung unter «Vergangene Events» stehen.
Du findest eine Aktion nicht? Öffne «Weitere Aktionen» beziehungsweise das Menü ⋯. Angeheftete Symbole können je nach persönlicher Einstellung unterschiedlich sein. «Aktionen anpassen» ändert die direkt sichtbaren Symbole, nicht deine Berechtigungen.
Tage, Schichten & Kapazitäten
Die Planung folgt der Struktur Veranstaltung → Tag → Schicht. So findest du jeden Einsatz an seinem richtigen Datum.
- Öffne eine Veranstaltung und füge ihre Tage mit Datum und optionalem Hinweis hinzu. Wähle einen Tag aus, um dessen Schichten zu bearbeiten.
- Erstelle eine Zeitschicht mit Aufgabe, Beginn, Ende und Anzahl Plätze. Bei Bedarf sind unbegrenzte Plätze, Beschreibung und Hervorhebung möglich.
- Über das Menü zum Hinzufügen kannst du eine Mitbring-Schicht mit Abgabezeit, Mengenkapazität und Einheit erstellen.
- Kopiere bestehende Tage oder Schichten für ähnliche Einsätze. Nutze Sammelbearbeitung für mehrere Zeitfenster und prüfe danach alle Zeiten und Kapazitäten.
Den Tag konfigurieren
| Feld / Option | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
| Datum | Das gewählte Datum (Tag.Monat.Jahr) |
| Notiz | Optionale Beschreibung oder Bemerkung zu diesem Tag |
| Excel-Kennung | Kurze Kennung für dieses Datum, die in Excel-Vorlagen als Teil von Platzhaltern verwendet wird (z.B. "Tag1", "Mo", "Erster") |
Die Schicht konfigurieren
| Feld / Option | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
| Schichtname | Bezeichnung der Schicht (z.B. "Aufbauschicht") |
| Beschreibung | Detaillierte Informationen zur Schicht |
| Startzeit | Beginn der Schicht (HH:mm) |
| Endzeit | Ende der Schicht (HH:mm) |
| Excel-Kennung | Kurze Kennung für diese Schicht, die in Excel-Vorlagen als Teil von Platzhaltern verwendet wird (z.B. "Aufbau", "Abbau", "Bar", "Kasse") |
| Nur Admin-Zuweisung | Nur Administratoren können Helfer zuweisen |
| Nur authentifizierte Benutzer | Anmeldung nur mit Login möglich |
Konkretes Beispiel
Beispiel Aufbau: Beginn 09:00, Ende 12:00, sechs Plätze, Beschreibung «Treffpunkt beim Eingang, bitte Arbeitshandschuhe mitbringen», Excel-Kennung Aufbau. Die Kapazität ist die Gesamtzahl, nicht die aktuell freie Zahl. Unbegrenzte Plätze sind nur sinnvoll, wenn du wirklich keine Obergrenze benötigst.
Für Empfang mit Morgen- und Nachmittagsschicht kannst du mehrere Zeitfenster anlegen. Jedes hat eigene Zeiten, Kapazität, Anmeldungen und bei Bedarf eine eigene Excel-Kennung. Eine optionale Ankunftszeit erklärt, wann die Person vor Einsatzbeginn vor Ort sein soll; sie darf nicht nach dem Beginn liegen.
Beim Kopieren oder Sammelbearbeiten prüfe Datum, jedes Zeitfenster, Kapazität, Zugang und Kennungen erneut. Eine Kopie ist kein Beweis, dass die Planung für den neuen Tag korrekt ist. Die Event-Kopie bietet Auswahlmöglichkeiten für mitzukopierende Elemente; lies diese vor dem Bestätigen.
Wenn etwas nicht funktioniert
Tag gespeichert, aber kein Einsatz buchbar? Öffne den Tag und erstelle darin Schichten. Prüfe bei mehreren Zeitfenstern jedes Zeitfenster einzeln. «Start muss vor Ende liegen»? Korrigiere die Zeiten; gleiche oder umgekehrte Zeiten sind kein gültiger Zeiteinsatz.
Schicht fehlt öffentlich? Prüfe versteckten Tag, versteckte Schicht, Suchtext, volle Schichten und erforderliche Filterwerte. Gruppen und Rollen können eine sichtbare Schicht für bestimmte Personen unbuchbar machen. «Nur durch Admin zuweisbar» verhindert die selbstständige Anmeldung.
Bevor du Tag oder Schicht löschst, prüfe bestehende Anmeldungen und die Bestätigung. Löschen ist keine normale Methode, eine Person umzuteilen. Bei einem Hinweis auf zwischenzeitliche Änderungen lade den aktuellen Stand neu, statt alte Angaben erneut darüberzuspeichern.
Voraussetzungen: erst eine andere Schicht füllen
Eine Schicht-Voraussetzung kann verlangen, dass eine andere Schicht eine Mindestzahl von Anmeldungen erreicht. Beispiel: «Zusatzteam» wird erst angeboten, wenn «Aufbau» mindestens vier Anmeldungen hat. Das ist eine Bedingung der Planung, keine Ausbildung oder persönliche Qualifikation.
Wenn diese Schicht nicht erscheint, kontrolliere die referenzierte Schicht und deren Anmeldezahl. Lösche eine referenzierte Schicht nicht, ohne die davon abhängigen Voraussetzungen zu prüfen.
Filter & zusätzliche Fragen
Filter helfen bei der Suche nach Aufgaben. Eigene Felder sammeln die Informationen, die du für die Organisation brauchst.
- Lege unter «Filter» sinnvolle Auswahlwerte an, zum Beispiel Bereiche oder Aufgaben. Ordne sie den betreffenden Schichten zu.
- Aktiviere Filter im Event, damit Helfer sie auf dem öffentlichen Schichtplan sehen.
- Ergänze eigene Felder über die Event-Aktionen. Wähle den passenden Feldtyp und lege fest, ob eine Antwort erforderlich ist.
- Mit Schicht-Sets und Bedingungen lassen sich Fragen nur bei bestimmten Schichtkombinationen anzeigen. Prüfe die Wirkung in der Anmeldevorschau.
Konkretes Beispiel
Filter-Beispiel: Lege «Bereich» mit «Aufbau», «Empfang» und «Küche» an. Ordne die Werte den Schichten zu und aktiviere Filter im Event. Öffne den öffentlichen Plan und wähle «Küche»: die zugehörige Auswahl sollte erscheinen. Bei erforderlichen Filterwerten können Schichten bis zur passenden Auswahl verborgen bleiben. Solche Auswahlwerte sind keine verifizierte Gruppenmitgliedschaft.
Fragen-Beispiel: «In welchem Verein bist du?» erhält den Code Verein und den Typ Text. «Was möchtest du essen?» erhält den Typ Einzelauswahl mit den Optionen Vegetarisch und Mit Fleisch. Verwende kurze klare Fragen und Pflichtfelder nur für notwendige Informationen.
Welcher Feldtyp passt?
| Feld / Option | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
| Text | Für Freitext-Eingaben mit optionaler Regex-Validierung |
| Zahl | Für numerische Eingaben mit Min/Max-Bereich |
| Datum | Für Datumsauswahl |
| Einzelauswahl | Dropdown mit vordefinierten Optionen |
| Mehrfachauswahl | Mehrere Optionen auswählbar |
| Kontrollkästchen | Ja/Nein Auswahl |
Feld-Code, Optionen und Validierung
| Feld / Option | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code (nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche und Unterstriche) |
| Code ändern | Der Code kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden – benenne stattdessen die Bezeichnung um. |
| Pflichtfeld | Feld muss ausgefüllt werden |
| Textmuster | Für Textfelder (z.B. Telefonnummer-Format) |
| Zahlenbereich | Für Zahlenfelder |
| Min/Max | Minimalwert darf nicht grösser als Maximalwert sein |
| Auswahloptionen | Mindestens eine Option ist erforderlich |
| Bedingungen | Vervollständige oder entferne jede Bedingungszeile, bevor du speicherst (z. B. einen Filter ohne gewählte Optionen). |
Schicht-Sets
Gruppiere deine Schichten zuerst über „Schicht-Sets" zu benannten Sets. Jedes Set wird auf eine von zwei Arten geprüft:
Eine oder mehrere — jemand gehört zum Set, sobald mindestens eine der Schichten gewählt ist.
Alle — jemand gehört nur dann zum Set, wenn alle Schichten gewählt sind.
Sets zu einer Regel verknüpfen
Öffne ein Feld, aktiviere „Dieses Feld nur unter Bedingungen anzeigen" und verknüpfe deine Sets mit logischen Verknüpfungen:
UND — alle Bedingungen müssen erfüllt sein.
ODER — mindestens eine Bedingung muss erfüllt sein.
NICHT — kehrt eine Bedingung um (die Person darf nicht im Set sein).
Beispiel: Mittagsgutschein für Ganztages-Einsätze
Freiwillige, die am Vormittag und am Nachmittag im Einsatz sind, sollen gefragt werden, was sie essen möchten:
Erstelle ein Set „Vormittag" mit den Vormittagsschichten, geprüft als „Eine oder mehrere".
Erstelle ein Set „Nachmittag" mit den Nachmittagsschichten, geprüft als „Eine oder mehrere".
Füge ein Auswahlfeld „Was möchtest du essen?" mit den Optionen Vegetarisch, Mit Fleisch, Vom Verpflegungsstand hinzu.
Aktiviere bei diesem Feld die Bedingungen und baue die Regel: „Vormittag" UND „Nachmittag".
Die Frage erscheint nun nur noch bei Freiwilligen, die sowohl eine Vormittags- als auch eine Nachmittagsschicht übernehmen, und ihre Antwort erscheint in den Anmeldungs-Reports (Excel und Bildschirmliste).
So prüfst du das Ergebnis
Die Frage wird aus den aktuell belegten Schichten einer Person ermittelt, inklusive früherer Anmeldungen. Wenn erst eine spätere Änderung an einer anderen Anmeldung eine passende Kombination vervollständigt, wird diese Person nicht automatisch erneut gefragt.
Teste mindestens vier Fälle: nur Vormittag, nur Nachmittag, beide, keines. Prüfe ausserdem eine fehlende Pflichtantwort und eine Änderung der Auswahl. Ohne Bedingung erscheint ein Feld immer; Pflichtfeld bedeutet nicht, dass ein bedingt verborgenes Feld plötzlich sichtbar wird.
Wenn etwas nicht funktioniert
Filter fehlt? Prüfe seine Aktivierung im Event und die angelegten Werte. Schicht fehlt nach Auswahl? Prüfe die Zuordnung der Filterwerte an der Schicht. Frage fehlt? Prüfe Bedingung, Schicht-Sets und aktuelle Auswahl.
Feld lässt sich nicht speichern? Code muss eindeutig sein; Auswahlfelder brauchen Optionen; Minimum darf nicht grösser als Maximum sein; jede Bedingungszeile muss vollständig sein. Für einen normalen Freitext lasse ein Validierungsmuster leer. Verwende eine Regex nur, wenn du ihren erlaubten und abgelehnten Fall getestet hast.
Auswahlwerte: Schlüssel und Beschriftung
Bei Auswahloptionen unterscheide einen stabilen Schlüssel und die sichtbare Beschriftung. Beispiel: Schlüssel veg, Beschriftung «Vegetarisch». Lege die angebotenen Übersetzungen an und prüfe das Formular in den verwendeten Sprachen. Ein Standardwert ist eine vorbelegte Antwort, keine Antwortpflicht.
Die Benutzerauswahl eignet sich für eine Auswahl aus Benutzern; sie ist etwas anderes als ein Freitextfeld für einen Namen. Funktionen wie eigene Auswahlwerte, Suchfunktion oder CSV-Import von Optionen richten sich nach dem Feldtyp. Beim CSV-Import wähle Schlüsselspalte, Beschriftungsspalte und tatsächliches Trennzeichen deiner Datei. Prüfe das Resultat auf fehlende oder doppelte Optionen.
Benutzer, Gruppen & Rollen
Mitglieder und Berechtigungen gehören zur jeweiligen Organisation. Gruppen strukturieren dein Team; Rollen können Voraussetzungen für bestimmte Schichten abbilden.
- Verwalte die Mitglieder deiner Organisation in der Benutzerverwaltung und ordne ihnen die passenden Gruppen und Rollen zu.
- Beschränke eine Schicht bei Bedarf auf bestimmte Gruppen oder Rollen. Teste, ob die gewünschten Personen die Schicht buchen können.
- Vergib Administrationsrechte nur an Personen, die die Organisation und ihre Daten verwalten sollen.
- Über Profil und Organisationseinstellungen kannst du persönliche Angaben beziehungsweise die Darstellung und Kontaktdaten deiner Organisation pflegen.
Einstellungen verstehen
Unterscheide die Organisation, eine Gruppe und eine Rolle: Die Organisation ist dein Verwaltungsbereich. Eine Gruppe fasst Personen zusammen, zum Beispiel «Küchenteam». Eine Rolle beschreibt eine Berechtigung oder Funktion. Zusätzliche Rollen sind nicht automatisch Organisationsadministratoren.
Wenn eine Schicht eine Gruppe oder Rolle verlangt, prüfe die tatsächliche Zuordnung des Mitglieds in der richtigen Organisation. Nur die Schicht «Küchenteam» zu nennen oder den Filter «Küche» auszuwählen vergibt keine Mitgliedschaft. Eingeschränkte Schichten können sichtbar bleiben, obwohl die Anmeldung gesperrt ist.
So prüfst du das Ergebnis
Teste eine beschränkte Schicht mit einer berechtigten Person und mit einer Person ohne diese Zugehörigkeit. Prüfe Sichtbarkeit und Buchbarkeit getrennt. Verwende deine Admin-Vorschau nicht als einzigen Test: Administratoren können mehr Aktionen sehen.
Fehlt einem Teammitglied die Verwaltung, prüfe seine Organisation und Rolle. Für eine echte Änderung von Berechtigungen verwende die Benutzerverwaltung und speichere dort. Entferne einem Teammitglied nicht pauschal alle Rechte, nur um eine Ansicht zu testen.
Hilfe: Gruppen
Gruppen schränken ein, wer sich für bestimmte Schichten anmelden kann, und können Rollen für ihre Mitglieder bündeln.
Eine Schicht mit erforderlicher Gruppe können nur Mitglieder dieser Gruppe buchen.
Mitglieder weist du in der Benutzerverwaltung einer Gruppe zu.
Die erforderliche Gruppe wählst du im Schichtformular (Schicht bearbeiten).
Rollen einer Gruppe gelten für alle ihre Mitglieder.
Rollen erstellen
Klicke auf "Hinzufügen" um eine neue Rolle zu erstellen. Gib einen Namen, einen eindeutigen Code und optional eine Beschreibung ein. Wähle die gewünschten Berechtigungen aus.
Rollentypen
Es gibt zwei Haupttypen von Berechtigungen: "Veranstaltungsverwaltung" erlaubt das Bearbeiten zugewiesener Veranstaltungen. "Schichtzugriff" erlaubt die Anmeldung zu geschützten Schichten.
Rollen zuweisen
Rollen können in der Benutzerverwaltung Benutzern zugewiesen werden. Bei Veranstaltungen definiere, welche Rollen diese verwalten dürfen. Bei Schichten kannst du festlegen, welche Rollen sich anmelden dürfen.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse und Steuerangaben erscheinen auf deinen Abo-Rechnungen.
Nur Administratoren der Organisation sehen und bearbeiten diesen Bereich.
Branding
Passe Logo und Themenfarben der öffentlichen Seiten deiner Organisation an.
Branding erfordert einen Abo-Plan, der es enthält – sonst wird ein Upgrade-Hinweis angezeigt.
Checkliste vor der Veröffentlichung
Ein kurzer Probelauf deckt viele Konfigurationsfehler auf, bevor sich echte Helfer anmelden.
Vor dem Teilen: vollständiger Probelauf
1. Stammdaten prüfen: Name, Beschreibung, Einsatzort und Kontaktadresse. Rechnungsadresse und Event-Adresse nicht verwechseln. 2. Planung prüfen: alle Tage und Zeitfenster, Start vor Ende, Ankunft, Gesamtplätze und Mitbring-Einheiten. 3. Zugang prüfen: Sichtbarkeit, Login, Gruppen/Rollen, Admin-Zuweisung und Voraussetzungen.
4. Formular prüfen: Pflichtfelder, Auswahloptionen, jede relevante Kombination bedingter Fragen und die Sprachfassungen. 5. Ergebnis prüfen: mit eigenen Testdaten anmelden, Erfolgsmeldung und gespeicherte Buchung kontrollieren, dann E-Mail und Kalender. Räume die eigene Testbuchung anschliessend über die vorgesehene Verwaltung auf.
6. Ausgabe prüfen: längste Schichtliste in Excel, Zeitfenster, Antworten, Mengen und Protokoll. 7. Teilen prüfen: öffentliche Seite ohne Admin-Sitzung, QR-Code auf zweitem Gerät, Helferliste mit gewünschter Anonymisierung und Ablaufdatum. Erst danach den endgültigen Link verteilen.
Vorschau, Link & QR-Code
Teile die Anmeldeseite erst, wenn Tage, Schichten und Einstellungen geprüft sind.
- Öffne die Vorschau deines Events und kontrolliere Zeiten, freie Plätze, Beschreibung und Fragen aus Sicht der Helfer.
- Kopiere den Event-Link über «Teilen» oder das Link-Symbol. Versende ihn über deinen gewünschten Kanal oder verlinke ihn auf deiner Website.
- Lade den QR-Code über die Event-Aktionen herunter, wenn du den Zugang auf einem Plakat oder Flyer anbieten möchtest.
- Für eine Helferübersicht verwende die separate Funktion zum Teilen einer Helferliste. Wähle Datum, Schichten, Ablaufdatum und sichtbare Daten sorgfältig.
So prüfst du das Ergebnis
Prüfe vor dem Teilen in einem privaten Browserfenster: richtige Organisation und Event, sichtbare Tage, Aufgaben, Zeiten, Kapazitäten, Fragen und Login-Anforderung. Ein privates Fenster zeigt die Ansicht ohne deinen vorhandenen Admin-Login. Für rollenabhängige Buchungen brauchst du zusätzlich einen Test mit der passenden Mitgliedschaft.
Scanne den QR-Code vor dem Druck mit einem zweiten Gerät. Kontrolliere die Zieladresse und den geöffneten Event. Teste auch den ausgeschriebenen Link auf dem Flyer. Eine Admin- oder Bearbeitungsadresse gehört nicht auf ein öffentliches Plakat.
Was ist der geteilte Link?
Der generierte Link zeigt eine öffentliche, schreibgeschützte Helferliste für das gewählte Datum und die gewählten Schichten. Jede Person mit dem Link kann die Seite ohne Anmeldung öffnen.
Datenschutz und Anonymisierung
Die Liste zeigt die Namen der angemeldeten Helfer. E-Mail und Telefonnummer erscheinen nur, wenn du die Anonymisierung deaktivierst. Antworten auf eigene Felder erscheinen nur, wenn du sie einblendest.
Gültigkeit des Links
Der Link funktioniert bis zum gewählten Ablaufdatum (Standard: 30 Tage). Danach sehen Besucher eine Fehlermeldung und du musst einen neuen Link erstellen.
Excel-Anhang
Optional wird der E-Mail eine Excel-Datei der Helferliste angehängt – wahlweise im Standardformat oder auf Basis einer deiner Excel-Vorlagen.
Versand per E-Mail
Du kannst den Link direkt per E-Mail verschicken: an einzelne Empfänger oder an alle angemeldeten Helfer. Den E-Mail-Text kannst du vor dem Versand anpassen.
Wenn etwas nicht funktioniert
Helferlisten-Link ungültig oder abgelaufen? Erstelle beziehungsweise erbitte einen neuen Link. Ein Anmeldelink ist kein Ersatz für einen Helferlisten-Link.
Du siehst zu viele Daten in der geteilten Liste? Prüfe Anonymisierung und eingeblendete Zusatzfelder vor dem Versand. Anonymisierung der Kontaktdaten bedeutet nicht automatisch, dass Namen verschwinden. Kontrolliere genau die generierte Seite, nicht nur den Konfigurationsdialog.
Anmeldungen verwalten
In der Verwaltung behältst du den Überblick über die Belegung und die zugesagten Einsätze.
- Öffne das Event und prüfe die Zahl der belegten und offenen Plätze. Wähle den Tag und die betreffende Schicht aus.
- Über «Freiwillige» in den Event-Aktionen beziehungsweise «Helfer» an einer belegten Schicht erreichst du die Anmeldungen.
- Prüfe die Kontaktdaten und Antworten auf eigene Felder. Passe Anmeldungen nur nach Absprache mit der betroffenen Person an.
- Mit «Helfende benachrichtigen» kannst du gezielte Nachrichten vorbereiten. Prüfe Empfänger und Inhalt vor dem Versand; den Verlauf findest du in der E-Mail-Verwaltung.
Voraussetzungen und Orientierung
Beginne bei Event → Tag → Schicht beziehungsweise Zeitfenster. Prüfe erst, ob du die richtige Buchung geöffnet hast: Name allein reicht bei mehreren Einsätzen nicht; vergleiche Datum, Zeit und Kontaktdaten. Antworten gehören zur jeweiligen Anmeldung.
Eine Kontaktübersicht ist nicht automatisch eine Buchungsübersicht. Eine Person kann mehrere Einsätze haben, obwohl sie in einer zusammengefassten Liste nur einmal steht. Für Kapazitätsfragen kontrolliere deshalb die konkrete Schicht.
So prüfst du das Ergebnis
Nach einer Änderung kontrollierst du die Anmeldung und die Belegung der betroffenen Schicht erneut. Wenn die App eine neue Prüfung oder einen Konflikt meldet, lies den aktuellen Stand neu. Bei einer Absage oder Umteilung kläre die Kommunikation mit der Person; gehe nicht allein aufgrund einer Änderung davon aus, dass sie bereits informiert ist.
Für Nachrichten kontrolliere die Empfängerauswahl: ein Event, ein Tag oder ausgewählte Schichten können unterschiedliche Personen umfassen. Beispiel: Ein geänderter Treffpunkt für den Aufbau betrifft nicht automatisch das Küchenteam. Schreibe Datum, Aufgabe, neue Information und Kontaktmöglichkeit in die Nachricht.
Wenn etwas nicht funktioniert
Belegung scheint falsch? Prüfe Zeitfenster, Mehrfachbuchungen und bei Mitbringen die Mengeneinheit. Vergleiche eine Schichtliste mit der Kapazität; die gesamte Kontaktliste ist dafür ungeeignet.
Import/Export unklar? «Event exportieren/importieren» überträgt eine Planung im dafür vorgesehenen Format. «Excel erstellen» erzeugt ein Dokument für Auswertung oder Weitergabe. Lade eine Excel-Liste nicht als Event-Import hoch. Lies bei Import und Kopie die Auswahl und Rückmeldung, bevor du die neue Planung teilst.
E-Mails & Erinnerungen
Help verschickt Anmeldebestätigungen und kann Helfer vor ihrem Einsatz erinnern. Inhalte und Erinnerungen werden vom Organisationsteam eingerichtet.
- Pflege die Kontaktadresse und den Bestätigungstext im Event. Nutze die angebotenen Platzhalter für Namen, Schicht und Veranstaltungsdetails.
- Prüfe die Vorschau, damit Platzhalter und Formatierung im fertigen Text verständlich sind.
- Lege die Erinnerungseinstellungen für das Event fest. Sie können die Organisationseinstellung überschreiben oder Erinnerungen deaktivieren.
- Nutze die E-Mail-Verwaltung für den Versandstatus, soweit dir dieser Menüpunkt zur Verfügung steht.
Erinnerungen
Angemeldete Helfer erhalten automatisch eine Erinnerungs-E-Mail vor ihrem Einsatz. Die Einstellung gilt pro Event und überschreibt die Organisations-Einstellung (Standard: 3 Tage vorher). Erinnerungen lassen sich pro Event auch deaktivieren.
E-Mail-Platzhalter zum Nachschlagen
| Feld / Option | Bedeutung und Wirkung |
|---|---|
##firstname## | Vorname des Helfers |
##lastname## | Nachname des Helfers |
##shift_date## | Datum der Schicht |
##shift_start## | Startzeit der Schicht |
##shift_end## | Endzeit der Schicht |
##shift_name## | Name der Schicht |
##event_name## | Eventname |
##event_address## | Eventadresse |
##event_mailfrom## | Kontakt-E-Mail des Events |
##event_date## | Eventdatum |
##event_end_date## | Enddatum des Events |
##shift_arrival_row## | Zeile mit der Ankunftszeit (nur wenn die Schicht eine Ankunftszeit hat) |
##shift_bring_row## | Zeile mit der mitgebrachten Menge (nur bei Mitbring-Schichten) |
##custom_fields_rows## | Zeilen mit den Antworten auf eigene Felder |
##bring_custom_fields_rows## | Zeilen mit den Antworten auf Mitbring-Felder (nur bei Mitbring-Schichten) |
Konkretes Beispiel
Ein einfacher Bestätigungstext: «Hallo ##firstname##, danke für deine Anmeldung zu ##shift_name## am ##shift_date## von ##shift_start## bis ##shift_end##. Treffpunkt: ##event_address##. Bei Fragen: ##event_mailfrom##.» Schreibe die Platzhalter exakt und kontrolliere die Vorschau mit realistischen Beispieldaten.
Die Platzhalter für ganze Zeilen wie ##shift_arrival_row## oder ##shift_bring_row## sind für passende zusätzliche Angaben vorgesehen und können entfallen, wenn die Information nicht zutrifft. Excel-Platzhalter mit _ funktionieren nicht als E-Mail-Platzhalter. Pflege bei mehrsprachigem Text jede angebotene Sprachfassung.
Wenn etwas nicht funktioniert
Erinnerung fehlt? Prüfe zuerst, ob die Anmeldung gespeichert ist, dann die Event-Erinnerungseinstellungen und die Organisationsvorgabe. Eine ausdrückliche Event-Abschaltung wird nicht durch die Organisationsvorgabe aufgehoben. Prüfe auch Adresse, Spam und den verfügbaren Versandstatus.
Platzhalter bleibt im Text? Kopiere einen unterstützten ##…##-Platzhalter erneut aus der Referenz und prüfe Schreibweise sowie Vorschau. Leere Werte können auf fehlende Event- oder Schichtangaben zurückgehen. Ein Versandstatus ist nicht gleichbedeutend damit, dass eine Person die Nachricht gelesen hat.
Excel-Export & eigene Vorlagen
Exportiere Schichtpläne und Helferlisten zur weiteren Vorbereitung. Für ein wiederkehrendes Layout kannst du eigene .xlsx-Vorlagen verwenden.
- Wähle die Export-Aktion des Events, um einen Schichtplan oder eine Helferübersicht herunterzuladen.
- Öffne «Vorlagen» in den Event-Aktionen und lade eine .xlsx-Datei mit Platzhaltern hoch.
- Verwende _EventName für einen Einzelwert oder _RegistrationList allein in einer Zelle für eine automatische Kontaktliste. Die Beispiele unten zeigen den Unterschied zu Schichtlisten.
- Stimme die Excel-Kennungen von Tagen und Schichten exakt mit deiner Vorlage ab. Lade das gefüllte Excel herunter und prüfe es vor der Weitergabe.
Bevor du beginnst: Was gehört in die Datei?
Die Vorlage ist eine normale .xlsx-Datei. Du gestaltest Blätter, Überschriften, Farben, Spaltenbreiten und Druckbereich selbst. Help ersetzt nur unterstützte Platzhalter durch die aktuellen Event-Daten. Ein Platzhalter ist Text in einer Zelle und beginnt mit einem Unterstrich. Schreibe kein Gleichheitszeichen davor und verwende keine geschweiften Klammern.
In Excel gehören die gewünschten Beschriftungen und Platzhalter. Helfernamen, E-Mail-Adressen und Antworten auf Zusatzfragen musst du nicht von Hand eintragen. Tag, Schicht und Zusatzfrage musst du vorher in Help konfigurieren. Die Excel-Kennungen verbinden diese Daten mit deinen Zellen.
Alle Beispiele unten verwenden erfundene Personen und Daten. Das Datum hat die Kennung Tag1, die Schicht Aufbau. Anna Keller und Luca Meier sind für diese Schicht angemeldet. Die Zusatzfrage hat den Code Verein. Passe diese Kennungen an dein eigenes Event an.
Wähle zuerst die passende Ausgabe
Drei Formen sehen ähnlich aus, haben aber ganz unterschiedliche Wirkung. Für einen ersten Test genügt ein Deckblatt plus eine Kontaktliste auf einem separaten Blatt.
| Ziel | In die Zelle schreiben | Ergebnis |
|---|---|---|
| Ein Event-Wert | _EventName | Eine Zelle: Vereinsfest |
| Eine bestimmte Anmeldung | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Eine Zelle: Vorname der Anmeldung Nr. 1 |
| Alle Anmeldungen einer Schicht | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Mehrere Zeilen untereinander ab dieser Zelle |
| Automatische Kontakt-Tabelle | _RegistrationList | Kopfzeile und Personen; mehrere Zeilen und Spalten |
1. Kennungen in Help festlegen
Bearbeite den Tag und setze seine Excel-Kennung auf Tag1. Bearbeite die Schicht und setze ihre Excel-Kennung auf Aufbau. Der sichtbare Name «Aufbau & Dekoration» ersetzt die Kennung nicht. Für Zusatzfragen verwendest du den Feld-Code, nicht den angezeigten Fragetext.
Verwende kurze Kennungen aus Buchstaben und Ziffern, ohne Leerzeichen, Umlaute oder Unterstriche. Beispiel: Tag1, Aufbau, Empfang, Verein. Kopiere sie exakt in die Platzhalter. Unterstriche trennen bereits die Bestandteile des Platzhalters.
Vergib pro Tag unterschiedliche Schichtkennungen. Wiederholte Kennungen können Anmeldungen zusammenführen; sie sind kein sicherer Weg, zwei Schichten zu unterscheiden. Ohne eigene Kennung erzeugt Help etwa Date_20261114 und Shift_0900. Explizite kurze Kennungen machen eigene Listen verlässlicher und leichter lesbar.
2. Beispiel: einfaches Deckblatt
Lege ein Blatt «Übersicht» an. Jede Zeile unten beschreibt genau eine Excel-Zelle. Beschriftungen wie «Event» oder «Ort» kannst du daneben in Spalte A schreiben. Einzelwerte dürfen auch in normalem Text stehen.
| Zelle | In der Vorlage | Nach dem Export (Beispiel) |
|---|---|---|
| B2 | _EventName | Vereinsfest |
| B3 | _EventAddress | Demoweg 1, 8400 Winterthur |
| B5 | _Tag1_Date | 14.11.2026* |
| B6 | _Tag1_Description | Samstag |
| B8 | _Tag1_Aufbau_Time | 09:00 - 12:00 |
| B9 | _Tag1_Aufbau_Seats | 6 |
| B10 | _Tag1_Aufbau_RegistrationCount | 2 |
Kapazität und Datum richtig verstehen
Seats ist die gesamte konfigurierte Kapazität, nicht die Zahl freier Plätze. Im Beispiel: 6 Plätze, 2 Anmeldungen, also rechnerisch 4 freie Plätze. RegistrationCount zählt Anmeldungen, keine mitgebrachten Gegenstände. Bei mehreren Zeitfenstern werden die Schichtwerte zusammengefasst. *Das Datumsformat richtet sich nach deiner Sprache beim Export; 14.11.2026 ist nur ein Beispiel.
3. Beispiel: automatische Kontaktliste
Lege ein zweites, leeres Blatt «Kontakte» an. Schreibe ausschliesslich _RegistrationList in A1. Keine eigene Kopfzeile in A1:E1 und keine weiteren Inhalte rechts oder darunter: Help erzeugt die gesamte Tabelle ab A1 und schreibt in diese Zellen.
Die Standardspalten sind Nummer, Nachname, Vorname, E-Mail und Telefon. Zusätzlich können Spalten für beantwortete Zusatzfragen entstehen. Datum, Schicht, Arbeitszeit und mitgebrachte Menge sind keine Standardspalten dieser Kontaktliste.
Die Gesamtliste ist alphabetisch sortiert und fasst Anmeldungen nach Nachname und Vorname zusammen. Eine Person mit mehreren Schichten erscheint dadurch nur einmal. Auch zwei unterschiedliche Personen mit gleichem Namen können zusammenfallen. Nutze für Einsatzlisten deshalb die schichtbezogenen Beispiele unten.
| Zeile | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nr. | Nachname | Vorname | Telefon | |
| 2 | 1 | Keller | Anna | anna@example.org | |
| 3 | 2 | Meier | Luca | luca@example.org |
4. Beispiel: eigene Schichtliste mit beliebigen Spalten
Lege ein Blatt «Aufbau» an. Schreibe deine Überschriften in Zeile 4: A4 Nachname, B4 Vorname, C4 E-Mail, D4 Verein. Schreibe die vier Platzhalter unten jeweils einmal in Zeile 5. Sie enthalten bewusst keine Anmeldenummer.
Help schreibt die erste Person in Zeile 5, die zweite in Zeile 6 usw., sortiert nach Nachname und Vorname. Alle zusammengehörenden Spalten müssen in derselben Zeile beginnen und denselben Tag-/Schichtpräfix verwenden. Die Zusatzfrage Verein muss mit diesem Code in Help existieren; eine unbeantwortete Frage bleibt leer.
Lasse unter Zeile 5 ausreichend Platz und formatiere die vorgesehenen Datenzeilen schon in der Vorlage. Help fügt keine Zeilen ein, um nachfolgenden Text nach unten zu verschieben. Ein weiterer fremder Listen-Platzhalter in derselben Spalte begrenzt die Ausgabe; Helfende können dann fehlen. Eine gewöhnliche Überschrift ist kein sicherer Stopp und kann überschrieben werden. Am einfachsten: pro Schicht ein eigenes Blatt.
| Zelle | In der Vorlage | Nach dem Export (Beispiel) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Lastname | Keller |
| B5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Anna |
| C5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Email | anna@example.org |
| D5 | _Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Turnverein |
| A6 | Leer lassen | Meier |
| B6 | Leer lassen | Luca |
| C6 | Leer lassen | luca@example.org |
| D6 | Leer lassen | Musikverein |
5. Beispiel: feste Zellen für einzelne Anmeldungen
Wenn du feste Kästchen statt einer wachsenden Liste brauchst, verwende eine Nummer nach Registration. Jede Zelle liefert genau eine Anmeldung. Nummer 1 und 2 sind Exportpositionen, keine dauerhaften Personen-IDs oder Sitzplatznummern. Die Reihenfolge muss nicht der alphabetischen Liste entsprechen. Mische deshalb nummerierte und automatisch erweiterte Personenspalten nicht in derselben Tabelle.
| Zelle | In der Vorlage | Nach dem Export (Beispiel) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Anna* |
| C2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Lastname | Keller* |
| B3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Firstname | Luca* |
| C3 | _Tag1_Aufbau_Registration_2_Lastname | Meier* |
| D2 | _Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Turnverein* |
6. Beispiel: mehrere Zeitfenster
Bei einer Schicht mit mehreren Zeitfenstern vergib zusätzlich eine Excel-Kennung für jedes Zeitfenster, zum Beispiel Morgen und Mittag. Die zusätzliche Kennung steht zwischen Schicht und Registration. Ohne Zeitfenster-Kennung umfasst die Schichtliste alle aktiven Anmeldungen ihrer Zeitfenster. *Die Personen in nummerierten Beispielen gelten nur für die angenommene Anmeldereihenfolge.
Für getrennte Zeitfenster-Listen verwende in dieser Anleitung feste, nummerierte Zellplätze. Die automatische Erweiterung mit zusätzlicher Zeitfenster-Kennung ist nicht zuverlässig; nutze sie nur auf Ebene Tag + Schicht. Reserviere genügend nummerierte Plätze für die Kapazität des Zeitfensters.
| Zelle | In der Vorlage | Nach dem Export (Beispiel) |
|---|---|---|
| A5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Firstname | Anna* |
| B5 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_1_Lastname | Keller* |
| A6 | _Tag1_Empfang_Morgen_Registration_2_Firstname | Luca* |
| A15 | _Tag1_Empfang_Mittag_Registration_1_Firstname | Luca* |
7. Beispiel: Mitbringen und Mengen
Für eine Mitbringen-Schicht mit Kennung Kuchen kann Bring zum Beispiel «2 Kuchen» liefern. Quantity liefert die Menge ohne Bezeichnung. BringMax ist die konfigurierte Maximalmenge, nicht die Restmenge. Die nummerierten Werte unten betreffen nur Anmeldung Nr. 1. Für eine Spalte mit allen Personen entfernst du die Nummer, etwa _Tag1_Kuchen_Registration_Bring.
| Zelle | In der Vorlage | Nach dem Export (Beispiel) |
|---|---|---|
| B2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Bring | 2 Kuchen |
| C2 | _Tag1_Kuchen_Registration_1_Quantity | 2 |
| B4 | _Tag1_Kuchen_BringMax | 20 |
| B5 | _Tag1_Kuchen_RegistrationCount | 3 |
| B6 | _Tag1_Kuchen_Quantities | 2, 1, 3 |
Platzhalter zum Nachschlagen
Diese Referenz gilt für den Event-Export mit ausgewählter Vorlage. Ersetze Tag1, Aufbau, Morgen und Verein durch deine Kennungen. Name allein kann bei Schichten mit Personenlisten verwechselt werden; verwende für Personen immer ausdrücklich Registration_Name. Für eine feste Schichtbeschriftung schreibst du den Titel selbst in die Vorlage.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
_EventName | Event-Name |
_EventAddress | Event-Adresse |
_Tag1_Date / _Tag1_DateFull | Datum kurz / ausgeschrieben |
_Tag1_Description | Beschreibung des Tages |
_Tag1_Aufbau_Description | Beschreibung der Schicht |
_Tag1_Aufbau_Time | Zeitbereich der Schicht |
_Tag1_Aufbau_Seats | Gesamtkapazität |
_Tag1_Aufbau_RegistrationCount | Anzahl aktiver Anmeldungen |
_Tag1_Aufbau_Registrations | Namen als Text mit Kommas in einer Zelle |
_Tag1_Aufbau_Registration_Name | Alle Personen: Vor- und Nachname untereinander |
_Tag1_Aufbau_Registration_Firstname / Lastname / Email / Tel | Jeweils eine Personenspalte; den letzten Bestandteil austauschen |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Ein einzelner Vorname an Position 1 |
_Tag1_Aufbau_Registration_Verein | Antwortspalte der Zusatzfrage Verein |
_Tag1_Aufbau_Registration_1_CF_Verein | Eine bestimmte Antwort auf Verein |
_Tag1_Kuchen_Registration_Bring / Quantity | Mitbring-Text / Menge untereinander |
_Tag1_Kuchen_BringMax | Maximalmenge der Mitbringen-Schicht |
_Tag1_Kuchen_Brings / _Tag1_Kuchen_Quantities | Mitbring-Texte / Mengen als Kommaliste |
_RegistrationList | Automatische Kontakt-Tabelle des Events |
Fortgeschritten: benannte Zellen statt sichtbarer Platzhalter
Alternativ kannst du einer leeren Zielzelle einen Excel-Namen geben. Beispiel: B2 markieren, im Namensfeld links neben der Bearbeitungsleiste _EventName eingeben und bestätigen. Unter Formeln → Namensmanager muss der Name auf die richtige Blattzelle verweisen, etwa Übersicht!$B$2. Der Name ist nicht die Spaltenüberschrift. Für den Einstieg sind sichtbare Platzhalter einfacher zu kontrollieren. Nutze pro Zielzelle eine Methode und repariere Bezüge mit #REF! vor dem Upload. Bei Listen bleibt ausreichend freier Platz notwendig.
Vorlage hochladen und zuverlässig testen
1. Speichere deine unveränderte Vorlage als .xlsx. Behalte diese Datei als Original; verwende einen bereits ausgefüllten Export nicht als neue Vorlage, denn seine Platzhalter sind ersetzt.
2. Lade die Datei in der Excel-Vorlagenverwaltung des richtigen Events hoch. Starte anschliessend den Excel-Export über die Aktionen des Events und wähle deine Vorlage aus. Der Download direkt in der Vorlagenverwaltung verwendet eine andere Verarbeitung und ist kein verlässlicher Test der schichtbezogenen Beispiele hier.
3. Aktiviere im Exportdialog den Download des Ersetzungsprotokolls. Öffne sowohl die .xlsx-Ausgabe als auch die zusätzliche _log.csv-Datei. Prüfe Blatt, Zelle, Platzhalter, Ersetzung und Warnungen. Ein gestarteter Download allein bestätigt keine vollständige Liste.
4. Vergleiche zuerst eine Schicht mit zwei oder mehr Anmeldungen: stimmen Namen und Antworten in derselben Zeile? Danach prüfst du eine leere Schicht, die längste Liste und alle Zeitfenster. Kontrolliere zusätzliche Fragen, Mengen, Seitenumbrüche und Druckbereich.
5. Bei abgeschnittenen Listen reservierst du mehr Leerzeilen in der Originalvorlage und exportierst erneut. Ändere einen Helfernamen testweise nur in deinem eigenen Demo-Event und prüfe, dass der nächste Export aktuelle Daten enthält.
Häufige Fehler und konkrete Korrekturen
| Problem | Beispiel / Hinweis | Korrektur |
|---|---|---|
| Zelle bleibt leer | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Email | Kennung, Feld-Code und vorhandene Antwort prüfen. Unbekannte Einzel-Platzhalter und fehlende Werte können leer ersetzt werden. |
| Platzhalter bleibt sichtbar | _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname | Präfix und Exportweg prüfen. Bei leeren Listen oder nicht erkannten Listenmustern kann Text stehen bleiben. Protokoll lesen. |
| Nur eine Person | _Tag1_Aufbau_Registration_1_Firstname | Für alle Personen die Nummer 1 samt folgendem Unterstrich entfernen: _Tag1_Aufbau_Registration_Firstname. |
| Namen und Antworten verrutschen | A5 / B6 | Alle Spalten ab derselben Zeile beginnen lassen; gleicher Präfix; keine Mischung aus nummerierten und dynamischen Listen. |
| Personen fehlen / abgeschnitten | TRUNCATED | Mehr Leerzeilen vor dem nächsten Listenblock einfügen; längste Schicht prüfen; getrennte Blätter verwenden. |
| Tabelle überschreibt Inhalt | _RegistrationList | Eigenes leeres Blatt verwenden. Rechts und darunter keine weiteren Tabellen, Texte oder verbundenen Zellen anordnen. |
| Zwei Schichten werden gemischt | Tag1 + Aufbau | Eindeutige Kennungen pro Tag/Schicht/Zeitfenster vergeben; alle betroffenen Platzhalter anpassen. |
| Kaputter Zellbezug | #REF! | Im Excel-Namensmanager den Bezug auf eine vorhandene Blattzelle korrigieren; speichern und neu hochladen. |
Probleme schnell lösen
Wähle das sichtbare Symptom. Der Link führt direkt zur passenden Prüfreihenfolge oder Fehlerkorrektur.
Wähle dein Problem
- Keine Schichten sichtbar
- Schicht sichtbar, Anmeldung gesperrt
- Speichern oder Anmeldung schlägt fehl
- Zusatzfrage erscheint nicht
- Filter fehlt oder zeigt nichts
- Verwaltungsfunktion fehlt
- Bestätigung oder Erinnerung fehlt
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- Excel-Zellen leer oder Personen fehlen
Hilfe, Darstellung & Grenzen
Help bietet kontextbezogene Hilfe und geführte Touren. Die verfügbare Oberfläche kann je nach Rolle, Event und Plan variieren.
- Nutze das Hilfe- oder Tour-Symbol in der jeweiligen Ansicht, wenn du ein Feld oder einen Ablauf kennenlernen möchtest.
- Wechsle die Sprache über die Sprachwahl der App. Screenshots in dieser Anleitung zeigen die deutsche Oberfläche; die Texte sind in fünf Sprachen verfügbar.
- Schalte bei Bedarf zwischen heller und dunkler Darstellung um. Auf dem Handy findest du die Navigation je nach Ansicht im Menü oder am unteren Rand.
- Prüfe für grössere Events die Anzeige des gebuchten Plans und der Nutzung. Verfügbare Mengen und kostenpflichtige Erweiterungen richten sich nach deinem Plan.
- Über «Meldungen» kannst du ein Anliegen erfassen und seinen Verlauf verfolgen. Wähle einen klaren Titel und beschreibe, was passiert ist.
So prüfst du das Ergebnis
Die Suche in dieser Dokumentation durchsucht auch die ausführlichen Beispiele und Fehlermeldungen. Suche nach dem sichtbaren Feld oder Symptom, etwa «Pflichtfeld», «Filter», «Zeitfenster» oder «Erinnerung». Lösche den Suchbegriff, um wieder alle Kapitel zu sehen. Klicke einen Screenshot zum Vergrössern an.
In der App startet das Tour-Symbol den Rundgang der aktuellen Ansicht. Hilfesymbole erklären einzelne Dialoge. Wenn ein Dialog einen Fehler meldet, lies ihn vor dem Schliessen und prüfe zuerst die markierten Felder. Ein App-Sprachwechsel übersetzt nicht automatisch deinen selbst eingegebenen Event-Text.
Wenn etwas nicht funktioniert
Eine Plan- oder Mengenbegrenzung erscheint? Prüfe die Nutzung und den gebuchten Plan deiner Organisation. Eine Erweiterung kann kostenpflichtig sein; lies die angezeigten Konditionen. Eine Begrenzung verschwindet nicht durch das Umbenennen einer Schicht.
Für eine technische Meldung beschreibe: betroffene Ansicht, ausgeführte Schritte, erwartetes Ergebnis, tatsächliches Ergebnis und genaue Fehlermeldung. Beispiel: «Beim Speichern des Auswahlfelds Essen fehlt eine Option; nach Hinzufügen lässt es sich speichern.» Ein Screenshot der betroffenen Felder hilft; verdecke private Kontaktdaten. Für Einsatzabsagen oder organisatorische Fragen kontaktiere den Veranstalter.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Konto, um mitzuhelfen?
Nur wenn der Veranstalter oder die gewünschte Schicht eine Anmeldung verlangt. Sonst kannst du deine Kontaktdaten direkt im Schichtformular eingeben.
Warum sehe ich meine Schicht nicht?
Prüfe Datum, Suche und Filter. Volle Schichten können ausgeblendet sein; andere Schichten sind nur für bestimmte Gruppen oder Rollen zugänglich. Frage den Veranstalter nach dem richtigen Event-Link.
Warum fehlt meine Bestätigungs-E-Mail?
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Du benötigst die passende Berechtigung in der aktuellen Organisation. Ausserdem können Event-Einstellungen und Plan die verfügbaren Funktionen begrenzen.